【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介

海外の顧客や取引先、採用候補者、海外拠点と仕事をしていると、英語での日程調整は避けられません。英語の日程調整メールでよく必要になるのは、次の3つです。

• 英語で候補日を伝える
• 英語で会議を設定する（「会議を設定させていただきます」と伝える）
• 予約リンクを送って選んでもらう

本記事では、この3つを中心に、そのまま使える英語のメール文例とフレーズを場面別に紹介します。

スケジュール調整のメールで大切なのは、丁寧な英語であることに加えて、相手がすぐに判断して返信できることです。会議の目的、所要時間、候補日時、タイムゾーン、会議方法、返信期限をはっきり書きましょう。

また、メールで候補日を往復させるだけでなく、予約ページや投票機能を組み合わせる方法もあります。本記事では、メール・予約ページ・投票の選び方もあわせて解説します。

海外とのやりとりには英語での日程調整が必要

日本企業が海外の顧客、取引先、採用候補者、パートナー企業と英語で連絡する機会は増えています。商談、プレゼンテーション、海外出張中の面会、海外拠点とのミーティング、海外人材の面接、研究機関との打ち合わせなど、英語で日程を依頼したり返信したりする場面はさまざまです。

英語の日程調整メールでは、長い前置きを置かず、目的と依頼内容を早めに書くのが自然です。依頼には、Could you please ～? や Would it be possible to ～? といった丁寧な表現が使いやすいでしょう。

I hope this email finds you well. も誤りではありませんが、必ず入れる必要はありません。日程調整では、Thank you for your reply. や I’m writing to schedule a meeting about ～. のように、短く本題に入る書き方がよく使われます。

海外とのやりとりでは、時差への配慮が欠かせません。候補日時は、Tuesday, November 17, 2026, 10:00–11:00 AM JST のように、曜日・日付・年・時刻・タイムゾーンをそろえて書きましょう。相手側の時刻も書く場合は、本文全体で表記の順番を統一します。サマータイムのある地域では、季節によって時差が変わります。日時を確定する前に、メール本文とカレンダー招待の両方で時刻を確認しましょう。

候補日を作る段階では、日本・相手の拠点・第三の拠点の業務時間を並べて確認しておくと、無理のない時間帯を選べます。たとえば Google カレンダーのWeb版では、最大3つのタイムゾーンを並べて表示できる機能の段階的な展開が、2026年9月25日から始まっています（Scheduled Release のドメインは、Googleの10月1日更新の案内で10月18〜19日開始に変更されています）。ただし、画面上で比較したからといって表記を省略せず、メール本文には年・日付・時刻・JST などのタイムゾーンを必ず書きましょう。

ビジネス英語の日程調整メールが必要な利用シーン

ビジネス英語の日程調整メールは、主に次のような場面で使います。

ビジネスミーティングやプレゼンテーションの日程調整

ミーティングやプレゼンテーションは参加者が多いことが多く、日程調整に時間がかかりがちです。参加者が多い場合は、メールで候補日時を何度もやりとりするより、投票機能で回答を集めるほうがスムーズです。

投票で調整するときは、まず全員の出席が必要か、候補者のうち誰か一人が出られればよいかを決めておきましょう。どちらかによって、確定できる日時の幅が大きく変わります。

Microsoft Outlook の Scheduling Poll のように、カレンダーに組み込まれた投票機能もあります。ただし、自動確定ができるか、代理人が作成・投票できるか、ZoomやWebexなど他社のオンライン会議ツールと組み合わせたときに制限があるかは、利用環境によって異なります（公開時点で要確認）。秘書やアシスタントが調整する会議では、誰が最終確認と招待送信を担当するかを事前に決めておきましょう。

面接の日程調整

面接の連絡では、候補日時、所要時間、実施方法（オンラインか対面か）、タイムゾーン、返信期限を明確に伝えると、候補者が返信しやすくなります。

候補者ごとに配慮したい面接では、候補を3つほど示す方法が合っています。一方、複数の空き枠から候補者自身に選んでもらう場合は、予約ページのリンクを案内すると、やりとりの回数を減らせます。予約後に、面接時間、担当者、オンライン会議リンクが送られることも書き添えると親切です。

面接官が交代で担当する場合は、確定した時点で誰が担当するかを確認できる仕組みが必要です。候補者が予約ページを使わずに自由文のメールで希望日時を送ってきた場合に、面接官の空き枠とどう突き合わせるかも、ツールを選ぶときの確認項目になります。

商談や取引の日程調整

商談や取引では、相手企業との時差や、相手側の社内確認の都合を考えて調整する必要があります。営業やカスタマーサクセスでは、メール本文に候補を2～3件示し、あわせて予約リンクも添える方法が実務的です。

提案資料を送った後や問い合わせを受けた後に、相手がそのまま予約へ進めるようにしておくと、商談につながるまでの手間が減ります。問い合わせフォームで用件を確認してから予約ページに進んでもらう方法もあります。複数の営業担当に予約を振り分ける場合は、その予約の種類で担当者を自動で割り当てられるかを事前に確認しましょう。

予約ページを使いにくい相手もいるため、If none of the available times work for you, please let me know your availability. のように、メールで別の日時を提案してもよいことを必ず添えましょう。

英語でのメールの件名の付け方

件名は、ひと目で内容が分かるものにしましょう。打ち合わせの目的、オンラインか対面か、必要に応じて日時を入れると親切です。予約ページを案内する場合は、Scheduling Link や Booking Page を件名か本文に入れる方法もあります。

例文①

例文②

例文③

英語で会議を招集する・会議を設定する

会議を招集するときは、日時、タイムゾーン、場所または会議リンク、所要時間、事前準備を簡潔に書きます。参加者が多い場合や候補日を絞り込む必要がある場合は、投票機能で回答を集める方法もあります。

「会議を設定させていただきます」と英語で伝えるときは、次のような表現が使えます。

例文：営業会議の開催のお知らせ

※文例中の日付は一例です。送る前に、年・日付・曜日を実際の予定に合わせて書き換えてください。this Friday や next Monday のような相対的な表現は、送る日によって指す日付が変わるため、具体的な日付と一緒に使うと安全です。

英語でアポイントをとる

アポイントをとるときの例文です。会社紹介をしたいとき、案件について直接話したいとき、海外出張中に面会したいときなどに使えます。

役員や多忙な相手の場合、本人ではなくアシスタントや代理人が予定を管理していることがあります。必要に応じて代理の連絡先を尋ね、相手側のやり方に合わせましょう。

例文：海外出張の際のアポイントメント

英語で候補日を提示する

英語で候補日を伝える方法は、メールに候補を書く、予約ページのリンクを送る、投票で集める、の3つに大きく分けられます。状況に合わせて、次のように使い分けましょう。

メールで候補日を示すときは、候補を2～3件に絞ると相手が選びやすくなります。候補日時には必ずタイムゾーンを入れ、本文内の表記ルールを統一し、返信期限も添えましょう。コピーして使う場合は、送る前に年・日付・曜日が合っているかをカレンダーで照らし合わせてください。曜日と日付がずれていると、相手が確認の連絡を返す必要が生じ、調整が長引きます。

例文：候補日をいくつか示す

予約リンクを送る前の確認手順

候補日の代わりに予約ページのリンクを送る場合は、送る前にゲストとして開いたときの画面を確認しましょう。具体的には、次の点を見ておくと安心です。

1. タイムゾーンが相手の地域に合わせて表示されるか
2. 想定どおりの空き枠が表示されているか
3. 日時を選んだ後の入力画面に、必要な質問項目がそろっているか

候補の枠が表示されない場合は、受付スケジュールの適用期間や対象日、連携しているカレンダーの予定を見直しましょう。

英語でアポイントを断る

アポイントの依頼を受けても、面会が難しいことはあります。断るときは、感謝、結論、必要に応じた理由、今後の可能性の順に簡潔に伝えると丁寧です。

英語メールでは、日本語の「〜さん」をそのまま San として付ける必要は基本的にありません。相手の署名やプロフィールに書かれた名前の表記を優先しましょう。分からない場合は Mr./Ms. + Last name を使い、親しい関係なら Hi + First name でもかまいません。

例文：忙しくて面会できないことをお詫びする

英語で返事をする

アポイントの申し出を受けるときは、都合のよい日や時間帯をできるだけ具体的に書きましょう。morning time のような曖昧な表現より、Monday, November 16 or Tuesday, November 17 (morning JST) works best for me. のように日付まで書くと、誤解を防げます。

オンライン会議の場合は、特定のツール名ではなく meeting link や calendar invitation と書くと、どの会議ツールにも使えます。

予約ページで希望日時を送っても、それだけで予定が確定するとは限りません。たとえばJicooの承認制の予約は、主催者が承認した時点で確定します。設定によっては、承認前から仮押さえの予定がカレンダーに登録されることもあります。面接や商談では、確定の通知とカレンダー招待が届いたことを確認してから、確定した予定として扱いましょう。

例文：アポイントの依頼をもらったので、承諾する返事をする

英語でリスケジュールする

一度決まった予定を変更したいときは、理由を長く説明するより、まずお詫びと変更したい旨を伝え、できるだけ代わりの候補を示しましょう。

予約ページを使っている場合は、変更用のリンクや新しい予約リンクを案内すると手続きがスムーズです。すぐに具体的な候補を出せないときも、いつ頃あらためて連絡できるかを伝えると、相手が予定を立てやすくなります。承認制の予約を変更した場合は、新しい日時の確定通知が届いたかどうかも確認しましょう。

例文：体調が悪いのでアポイントの予定を変更してもらう

英語で返事がないので督促する

メールを送っても返信がないことはあります。督促するときは、相手を責めず、前回のメールの内容と、相手にしてほしいことを簡潔に伝えましょう。

Just following up on my previous email. や I wanted to check if you had a chance to review my email below. は、ビジネスで使いやすい表現です。投票機能を使っている場合は、Please vote in the scheduling poll by Friday, November 27. のように、回答期限を日付で示します。

例文：アポイントの依頼に対して返事がないので確認する

英語でお礼を言う

日程を調整してもらったとき、アポイントを受けてもらったとき、予約ページから予定を入れてもらったときは、お礼を伝えましょう。予約ツールから自動でカレンダー招待が送られる場合でも、重要な商談や面接では一言添えると丁寧です。

例文：日程調整をしてもらった際にお礼を述べる

丁寧な表現が必要な日程調整に使える英語フレーズ

相手が提案した日時の都合が悪いときは、断るだけで終わらせず、できれば代わりの候補を出しましょう。日程調整で使いやすい表現は次のとおりです。

日程調整では、相手に敬意をもって伝えることと、相手が返信しやすい状態をつくることの両方が大切です。

英語の日程調整ツールを使って効率化

候補日時の確認、タイムゾーンの変換、カレンダーへの登録、リマインドまでを手作業で行うと、調整の負担は大きくなります。そのような場合は、日程調整ツールやカレンダーの標準機能を活用すると便利です。

日程調整ツールを選ぶときの基準

英語での日程調整にツールを使う場合は、次の観点で選ぶと失敗しにくくなります。

• タイムゾーン表示：海外のゲストが自分の地域の時刻で空き枠を確認できるか
• カレンダー連携：Google カレンダーやOutlookの予定が、空き枠に正しく反映されるか
• 確定のタイミング：承認制や事前決済がある場合に、いつ予定が確定し、カレンダーに登録されるか
• 担当者の割り当て：複数の営業担当や面接官に予約を振り分けられるか
• 会議URLの発行：ZoomやGoogle Meet、Teamsなどの会議リンクを自動で発行できるか
• 事前の質問：予約時に用件や必要事項を聞く質問項目を設定できるか
• 変更・キャンセルの導線：相手が自分で日時を変更・キャンセルできるか

予約ページでは、会議前後のバッファ時間、1日あたりの予約上限、受付する時間帯、空き状況の判定に使うカレンダーを設定しましょう。主カレンダー、副カレンダー、共有カレンダー、会議室、共同主催者の予定のうち、どれを判定に含めるかを見直すことが、ダブルブッキングの防止につながります。予約ページを共有するときは、空き時間だけが表示され、非公開の予定の詳細が見えない設定になっているかも確認しましょう。

Google カレンダーとMicrosoft Outlookが混在する組織も少なくありません。社外のゲストを含む会議では、招待が実際に届くか、会議室やオンライン会議のリンクが正しく反映されるかを事前にテストしておくと安心です。投票機能で会議日時を決める場合も、投票後に誰が最終確認と招待送信を行うかを決めておきましょう。

営業・採用・カスタマーサクセスの業務では、予約後のカレンダー招待、会議URLの発行、CRMへの登録、リマインドの送信を自動化する運用も検討できます。運用を始める前に、予約ページの質問項目、通知の送信元、ブランドの表記、管理者の権限、キャンセルと変更の導線を確認しましょう。

AIを日程調整の補助に使う方法もあります。メールのやりとりの要約、候補日時を含む英語メールの下書き作成、リスケジュール文の調整といった用途です。カレンダーやメールと連携するAI機能を使う場合は、共有カレンダーへのアクセス権限、組織のセキュリティポリシー、送信前の内容確認を徹底しましょう。最終的な日時、宛先、タイムゾーン、年と曜日の整合性は、人が確認することが大切です。

Jicooで英語の予約ページを試す手順

日本語で管理しながら、海外のゲストとも日程を調整できるツールがあります。国際化に対応したJicooなら、管理は日本語で行い、相手には英語表示の予約ページを共有できます。初回の商談や面接で試す場合は、次の流れで進めると、自社の運用に合うかを判断しやすくなります。

1. 作成：初回商談や面接向けに、所要時間と受付時間を決めた予約ページを作る
2. 連携の確認：Google カレンダーやOutlookの予定が、空き枠に反映されているかを確認する
3. ゲスト表示の確認：海外のゲストから見たときに、時刻やタイムゾーンがどう表示されるかを確かめる
4. テスト予約：実際に予約を入れて、入力画面と会議URLの発行を確認する
5. 確定通知の確認：確定通知とカレンダー招待が届くかを確認する（承認制の場合は、承認した時点で予定が作成されることも確認する）

候補の枠が表示されない場合は、受付スケジュールの適用期間や対象日、連携カレンダーの予定を見直しましょう。予約枠の状態を診断する機能を使うと、枠がブロックされている理由を調べられます。なお、Jicooの予約ページは2026年10月5日からプランごとに順次新しいデザインへ切り替わっており、Individualプラン以外は10月中旬以降に切り替わる予定です。切り替え後は、日時を選んだ後の入力がダイアログ形式になります。予約ページのURLや埋め込みコード、予約の設定はそのまま引き継がれます。利用できる機能はプランによって異なる場合があるため、使い始める前に確認しておきましょう。

予約リンクを送るときは、リンクだけを貼るのではなく、目的と一言を添えましょう。「以下のリンクからご都合のよい時間をお選びください」「表示されている候補が合わない場合は、ご都合のよい日時をお知らせください」と書けば、相手に押しつける印象を避けられます。

例文：日程調整ツールのリンクを丁寧に送る

海外の相手と調整する場合は、予約ページ上のタイムゾーン表示、会議時間、バッファ時間、予約確定メール、変更通知、キャンセルポリシーを確認しておきましょう。特に商談や面接が続く日は、前後のバッファ時間と1日の予約上限を設定しておくと、遅れや準備不足を防げます。

まとめ

英語の日程調整で大切なのは、きれいな英文を書くことだけではありません。件名で用件を伝え、必要な情報を早めに示し、年・曜日・タイムゾーンを明記し、返信期限を入れることが、円滑な調整につながります。そのうえで、候補日のメール・予約ページ・投票を場面に合わせて使い分けましょう。

まずは、初回の商談や面接向けに英語表示の予約ページを1つ作り、テスト予約で確定通知まで確認してみてください。

日本語でのビジネス日程調整メールのやりとりについては、こちらの記事もぜひご確認ください。

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