Outlookの連絡先（アドレス帳）作成・登録・グループ分けの基本操作ガイド

【Outlookアドレス帳のメリット】

• メール送信時に簡単に宛先を指定できる
• 宛先グループでまとめてメール送信できる
• メール送信以外にも使える…予定、タスク、会議の招待
• WordやExcelに名前や住所を差し込むことができる
• 他のツールと同じアドレス帳が使える（インポート・エクスポート機能）

Outlookのアドレス帳はメールだけでなく他のツールでも利用できるため、うまく活用すれば業務効率をアップさせることができます。

そのためにはアドレス帳を充実させることが重要ですが、一件ずつ入力するのは大変な手間がかかります。
本記事では基本の操作に加えて、楽に連絡先を登録・インポートする方法を解説します。
記事の後半では、最新機能やOutlookアドレス帳のメリットを享受する活用法も紹介します。

Outlookのアドレス帳とは？

Outlookのアドレス帳には、メールアドレスのほか、電話番号や会社名、役職など様々な情報が登録できます。さらに、新しいOutlookの「People（連絡先）」画面では検索機能が大幅に刷新され、氏名だけでなく所在地、役職、部署、メモなどを入力するだけで該当人物を横断的に検索できるようになり、利便性が格段に向上しています。

アドレス帳を開いてみましょう。

Outlookを開き、画面左下、または「新しいOutlook」の場合は画面左側のナビゲーションバーに表示されている人型のアイコン［連絡先（People）］をクリックします。もしナビゲーションにPeopleアイコンが見当たらない場合は、「その他のアプリ（More apps）」から追加してピン留めしておきましょう。

連絡先一覧が表示されました。

名前をダブルクリックすると詳細が開きます。

Outlookのアドレス帳には、氏名、勤務先、メールアドレスのほかにWebページ、電話番号、住所、メモなどが登録できます。

Outlookのアドレス帳に連絡先を登録する方法

［連絡先］をクリックしてアドレス帳を開きます。

［新しい連絡先］をクリックします。

赤枠の場所に［姓］を入力します。
姓を入力すると「フリガナ」「表題」「名刺」に自動入力されます。

フリガナを修正する場合は、［フリガナ］ボタンをクリックしましょう。
修正したら［OK］ボタンをクリックします。

そのほかの情報を入力します。

入力できたら［保存して閉じる］をクリックします。
続けて登録する場合は、［保存して新規作成］をクリックしてください。

登録されました。

【ヒント】

アドレス帳の並び順は、「フリガナ」の五十音順です。
フリガナが空白だと上に表示されます。

連絡先を修正・削除する

アドレス帳を開き、修正したい連絡先をダブルクリックします。

修正する場合は、修正箇所を入力し［保存して閉じる］をクリックします。
削除する場合は、［削除］をクリックしてください。

「受信したメール」から登録する方法

受信したメールからアドレス帳に登録する方法もあります。ワンクリックで登録できるため入力ミスを防げます。
※お使いのOutlookのバージョンによって操作手順が異なります。

【新しいOutlook・Web版をご利用の場合】

新しいOutlook（Outlook 2024以降含む）やWeb版では、ドラッグ＆ドロップ操作に対応していません。
代替手段として、メールの差出人名（またはメールアドレス）を右クリックし、「Outlookの連絡先に追加」を選択してください。
直接連絡先作成画面が開き、名前やその他情報を編集して保存できます。

【クラシック版Outlookをご利用の場合】

登録するアドレスから来たメールをクリックして選択し、メールを［連絡先］アイコンまでドラッグ＆ドロップします（左クリックを押したまま、マウスを［連絡先］まで持っていき、指を放す）。

自動で連絡先登録画面が開き、「名前」「メールアドレス」「メモ」が自動入力されます。
フリガナなどは入っていませんので、必要事項を入力してください。

メモ欄にはメールの詳細が入力されます。不要な場合は全選択して消去し、編集が完了したら［保存して閉じる］をクリックします。

AI（Copilot）を活用して署名から自動登録する

Microsoft 365 Copilot（Copilot in Outlook）が導入されている環境であれば、受信メール本文の署名欄から連絡先情報をAIが自動的に抽出し、Outlookの連絡先やCRMシステムに事前入力して登録できる機能が利用可能です。
ただし、Copilotの利用条件は、製品エディション、契約プラン、組織設定により異なるため、最新のライセンス条件をご確認ください。実在の製品機能・契約条件を満たした環境でのみ利用可能となります。

「Gmailのアドレス帳」から連絡先をインポートする方法

Gmailの連絡先をOutlookに取り込む方法を説明します。
なお、国内の調査によると、新しいOutlook環境への移行に伴い約3割のユーザーがCSVインポート時に「文字化け」や「フィールドの一致設定の失敗」を経験しています。
新しいOutlookでは、クラシック版のローカル保存データ（PSTファイル）を直接読み込むことはできず、CSV経由での移行が基本となります。手順に沿って適切な文字コードを設定しましょう。

Gmailのアドレス帳をエクスポートする

Gmailを開き、人型のアイコン［連絡先］をクリックします。

連絡先の右上にある［新しいタブで開く］をクリックしてください。

［エクスポート］をクリックします。

［Outlook CSV形式］にチェックを入れ、［エクスポート］をクリックしてCSVファイルをダウンロードします。

ダウンロードしたCSVファイルの文字コードを変換する（文字化け対策）

ダウンロードしたCSVファイルをインポートする際、お使いのOutlookのバージョンによって文字化け対策が異なります。

「新しいOutlook」や「Web版」をご利用の場合：
新しいバージョンの連絡先インポートは標準で「UTF-8」形式を前提としています。従来の「ANSI（Shift-JIS）」形式に変換してしまうと逆に文字化けやインポートエラーの原因となるため、Googleからエクスポートしたファイルをそのままインポートしてください。
※大量のデータを移行する前に数件でテストし、インポート画面で文字が崩れていれば中止してください。文字化けが出る場合は、一度Excelで開き、「ファイル」＞「名前を付けて保存」から「CSV UTF-8 (コンマ区切り)」を選択して保存し直してから再実行するのが安全です。

従来の「クラシック版Outlook」をご利用の場合：
そのままインポートすると文字化けしてしまうことがあるため、以下の手順で文字コードを変換しましょう。

「メモ帳」アプリを開き、［ファイル］から［開く］を選択します。

ダウンロードフォルダを開き、右下の［テキストドキュメント］を［すべてのファイル］に変更し、ダウンロードした「contacts.csv」を開きます。

CSVファイルが開いたら、［ファイル］＞［名前を付けて保存］をクリックし、ファイルのエンコードを［ANSI］に変更して保存します。

Gmailの連絡先をOutlookにインポートする

以下は「クラシック版Outlook」を利用している場合の手順です。
（※「新しいOutlook」の場合は、画面左の「People」アイコンから、画面右上にある「連絡先の管理」＞「連絡先をインポート」を選択し、直接CSVファイルを読み込んでください）

Outlookの［ファイル］タブを開き、［開く／エクスポート］＞［インポート／エクスポート］をクリックします。

［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択して［次へ］、［テキストファイル（コンマ区切り）］を選択して［次へ］をクリックします。

先ほど準備したCSVファイルを参照して選択し、［次へ］をクリックします。

インポート先のフォルダとして［連絡先］を選択し［次へ］を押します。

［フィールドの一致］をクリックし、左（CSVの項目）と右（Outlookの項目）を正しく対応させます。ここを正確に合わせないと項目ズレが起きます。

例えば、Google側の「First Name」をドラッグして、Outlook側の「名」の上でドロップして割り当てます。

割り当てが完了したら［OK］＞［完了］をクリックしてインポート完了です。

インポートでエラーが出たときは

インポート時に「コンバータでエラーが発生しました」というエラーが出たときは、

1. ExcelでダウンロードしたCSVファイルを開く
2. そのまま保存する（新しいOutlookの場合は「CSV UTF-8」を選択して保存）
3. Excelを閉じてから、再度Outlookでインポートを行う

iPhoneなど「vCardデータ」から連絡先をインポートする方法

ここではiPhoneの連絡先を例に説明します。
なお、vCardは単発の名刺データなど個別・少数件の取り込みに向いており、CSVは人事異動時などの一括移行に向いています。用途に応じて使い分けましょう。

iCloudから連絡先をvCardに出力する

【注意】先にiPhoneの連絡先をiCloudにバックアップしておきます。

iCloudにログインし、［連絡先］をクリックします。

出力したい連絡先を選択し、左下の歯車マークから［vCardを書き出す］をクリックします。「iCloud vCards.vcf」がダウンロードされます。
※クラシック版Outlookの場合は、先ほどのCSVと同様に「メモ帳」で開いてエンコードを「ANSI」に変更して保存してください。

vCardをOutlookにインポートする

Outlookの［ファイル］＞［開く／エクスポート］＞［インポート／エクスポート］から、［vCardファイル（.vcf）のインポート］を選択し、ダウンロードしたvCardファイルを開いてインポートします。

スマホ版Outlookのアドレス帳に連絡先を登録する方法

スマホでOutlookアプリを開き、画面下の［連絡先］アイコンから［＋新しい連絡先］をタップして入力・保存します。
メールから追加する場合は、差出人のアイコンをタップして［＋連絡先に追加］を選びます。

【重要】スマホ標準アプリでの同期制限と推奨対策について

2024年後半以降、スマートフォンの標準メール/連絡先アプリにOutlookアカウントを直接設定して同期する方法（基本認証など）が順次制限されています。実際、AndroidやiOSの標準アプリで突然同期ができなくなる事例が多数報告されています。
2026年3月以降は古いExchange ActiveSync経由の同期がさらにブロックされる見込みです。そのため、端末の標準アドレス帳に頼るのではなく、Microsoft公式の「Outlook for iOS / Android」アプリを利用して連絡先を同期・管理することを強く推奨します。
Outlookアプリの設定から「連絡先の同期」を有効にすることで、Microsoft 365やOutlook.comアカウントであればスマホとサーバー間で双方向同期が可能です。

Outlookアドレス帳活用術 5選

Outlookに登録した連絡先を様々な業務に活用しましょう。
活用例を5つ紹介します。

メールの宛先指定にアドレス帳を活用

アドレス帳に登録しておけば、宛先を手入力する手間が省ける上、メールアドレスの入力間違いがないため業務の効率が大幅にアップします。

メール作成画面の［宛先］ボタンをクリックし、表示された連絡先一覧から相手をダブルクリックするだけで宛先を指定できます。
新しいOutlookでは検索が強化されており、名前だけでなく会社名や部署名などで検索しても該当の連絡先を素早く見つけることができます。

【注意：連絡先マスキング機能の廃止について】
メール宛先入力時に表示される過去の宛先候補（サジェスト）から、特定の連絡先を「X」ボタンで非表示にする機能（連絡先マスキング機能）は、2026年3月31日をもって全ユーザー向けに廃止されます。廃止後は過去の候補が一律で表示されるようになるため、不要な宛先候補が出て煩わしい場合は、連絡先自体を削除するか、自動補完リストをクリアする等の対応が必要になります。

連絡先グループ（メーリングリスト相当）を活用：複数の宛先にまとめてメールを送信

いつも決まったメンバーにメールを送るのであれば、ぜひ連絡先グループ（Contact group）を活用しましょう。

［連絡先］を開き、［新しい連絡先グループ］をクリックします。
［メンバーの追加］から［Outlookの連絡先から］を選択し、登録する連絡先を選んでグループ名をつけて保存します。
宛先に作成したグループ名を設定するだけで、一括送信が可能です。

なお、連絡先グループは同じ宛先に繰り返し送信する業務で有効ですが、退職者や異動時のメンバー差し替え漏れがあると誤送信の原因になります。定期的な棚卸しと更新運用をルール化することを推奨します。

「カレンダー」アドレス帳から予定に招待

予定を登録する際、参加者をアドレス帳から選んで会議出席依頼を一括で送信できます。

［予定表］を開き、［新しい予定］を作成します。
［会議出席依頼］をクリックし、必須・任意の参加者をアドレス帳から選んで送信します。

「差し込み文書」Word文書に連絡先の情報を自動で挿入

Outlookの連絡先をWordなどの文書に挿入し、案内状の宛名などを自動で差し込み印刷することができます。

Wordの［差し込み文書］タブから、［宛先の選択］＞［Outlookの連絡先から選択］をクリックして連携します。

「データエクスポート」CSVファイル形式でアドレス帳を出力、他のソフトで利用

［ファイル］＞［開く／エクスポート］＞［インポート／エクスポート］から、［ファイルにエクスポート］を選び、連絡先をCSV形式で出力できます。これで年賀状ソフトや他社システムへデータを取り込むことが可能です。

Outlookのアドレス帳を活用してメールも他の業務も効率UP！

Outlookのアドレス帳に情報を集約すれば、メール送信時の宛先指定が楽になるだけでなく、予定管理、Wordへの差し込み、他システムとの連携など様々な用途に活用できます。

また、Microsoft 365環境であればCopilotを活用した自動化や、名刺管理サービスとの同期も可能です。組織の移行計画（新Outlookの企業向け必須化は2027年3月に延期されましたが、準備は早めが推奨されます）に合わせ、連絡先管理を見直して業務改善に取り組んでみてください。