【図解】Outlookアドレス帳のエクスポート・インポート方法｜バックアップと移行の完全ガイド

PCの入替やMicrosoft 365のクライアント切替でOutlookの連絡先（アドレス帳）を移行するときは、最初に連絡先がどこに保存されているかを確認することが重要です。Exchange ServerやMicrosoft 365の組織アカウントに保存されている連絡先は、原則として新しい端末で同じアカウントにサインインすると同期されます。一方、POP/IMAP環境、classic Outlookの「連絡先（このコンピューターのみ）」「Contacts (This computer only)」、Windows Mail／Peopleアプリに残っているローカル連絡先は自動同期されないため、事前にCSVへ書き出して移行します。

Outlookには、従来のデスクトップ版であるclassic Outlook、新しいnew Outlook、ブラウザで利用するOutlook on the webがあります。画面や操作は異なりますが、連絡先だけを別の環境へ移す場合は、CSVファイルを使う方法が基本です。PSTファイルはclassic Outlookのメール・予定表・連絡先をまとめて退避・保管する用途に向きますが、new Outlookではclassic Outlookと同等のPSTインポート／復元を前提にできません。new OutlookやOutlook on the webへ連絡先を確実に移すなら、CSVを作成し、People画面から取り込む運用に統一すると安全です。

本記事では、Outlookの個人用連絡先をエクスポート・インポートする手順を解説します。組織全体で共有されるグローバルアドレス一覧（GAL）は対象外です。classic Outlook、new Outlook、Outlook on the webの使い分けに加え、日本語CSVで起こりやすい文字化け、フィールド不一致、重複連絡先を防ぐ方法も紹介します。

Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法

Outlookの連絡先データは、主に［.pstファイル］または［CSVファイル］として書き出せます。

• PSTファイル：classic Outlookのメール・予定表・連絡先をまとめて退避するバックアップ・保管向け
• CSVファイル：連絡先だけを移行・確認する用途向け。new Outlook、Outlook on the web、Outlook.com、他のメールソフトでも利用しやすい

実務では、「旧環境全体の退避はPST」「連絡先の移行はCSV」と役割を分けると判断しやすくなります。特にclassic OutlookやWindows Peopleのローカル連絡先をnew Outlookへ移す場合は、CSVへエクスポートしてからPeople画面でインポートする流れが基本です。

［.pstファイル］で連絡先を含むOutlookデータをエクスポートする方法

PSTは、classic Outlookのメール、予定表、連絡先をまとめて退避したい場合に便利です。連絡先のみをnew OutlookやWeb版へ移す目的であれば、次項のCSV形式を選んでください。

1. classic Outlookで［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［ファイルにエクスポート］を選び、［次へ］をクリックします。
4. ［Outlook データファイル（.pst）］を選びます。
5. ［連絡先］を選択します。配下に名刺管理ツールなどが作成したフォルダーがある場合は、必要なデータが含まれているか確認してください。
6. ［参照］から保存先とファイル名を指定し、［完了］をクリックします。
7. 必要に応じてパスワードを設定します。

PSTのパスワードは簡易的な保護にとどまります。顧客情報などを含む場合は、端末暗号化、アクセス権管理、社内承認済みの保管場所の利用を優先してください。

［CSVファイル］で連絡先をエクスポートする方法

連絡先のみを移行する場合はCSV形式が適しています。classic Outlookでローカル連絡先をCSVに書き出す手順は、次のとおりです。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［ファイルにエクスポート］を選び、［次へ］をクリックします。
4. ［テキストファイル（コンマ区切り）］を選びます。
5. エクスポートする［連絡先］フォルダーを選択します。
6. ［参照］から保存先とファイル名を指定し、ファイルの種類がCSVであることを確認します。
7. ［フィールドの一致］で、姓、名、表示名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号など、必要な項目が出力対象になっているか確認します。
8. ［完了］をクリックしてCSVを作成します。

新端末へ移すローカル連絡先は、フォルダー選択時に「連絡先（このコンピューターのみ）」または「Contacts (This computer only)」を選びます。ただし、Windows Peopleアプリにのみ残っている連絡先はclassic Outlookのローカル連絡先とは別に確認が必要です。Windows Mail／Peopleからnew Outlookへ移行する場合も、旧アプリ側のローカルデータをCSVで退避してから移行してください。

Microsoft 365やExchangeに同期済みの連絡先は、通常、新端末で同じアカウントにサインインすれば表示されます。同期済みデータをCSVで再投入すると重複の原因になるため、エクスポート前に新端末またはWeb版で連絡先がすでに存在しないか確認しましょう。

CSVの文字化け・列ずれを防ぐポイント
new Outlook、Outlook on the web、Outlook.comへCSVを取り込む場合、CSVはUTF-8エンコーディングを前提にしてください。UTF-8以外のCSVでは、インポートツールが日本語や多言語の文字を正しく認識できないことがあります。Excelで編集した後は、表示が正しく見えても保存時に文字コードが変わる場合があるため、UTF-8形式で保存し直してから取り込みます。

• CSVがUTF-8で保存されているか確認する
• 1行目の見出しと、氏名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号の列を確認する
• 住所や会社名に含まれるカンマ、セミコロンなどで列がずれていないか確認する
• 大量データを投入する前に、数件だけのCSVでテストする

文字化けや取り込みエラーが起きた場合は、Outlookの設定を変更する前に、CSVの文字コード、見出し、区切り文字、各列のデータ内容を確認してください。UTF-8ではないCSVと判明した場合は、いったん取り込みを中止し、変換してからやり直す方が安全です。

Outlook on the webで連絡先をエクスポートする方法

Microsoft 365の連絡先がクラウド側に同期されている場合は、Outlook on the webからCSVをエクスポートできます。リモートワーク、VDI、共有端末など、端末にclassic Outlookをインストールしていない環境でも利用しやすい方法です。

1. Outlook on the webにサインインし、左側の［People］を選択します。
2. ［Manage contacts］を選択します。
3. ［Export contacts］を選択します。
4. エクスポートする連絡先フォルダーを選び、CSVを保存します。

画面が日本語の場合は［連絡先］、［連絡先の管理］、［連絡先をエクスポート］と表示されることがあります。エクスポートしたCSVは、通常、ブラウザのDownloadsフォルダーに保存されます。Web版から書き出せるのは、そのアカウントで利用できるクラウド側の連絡先です。旧PCやWindows Peopleにしかないローカル連絡先は、元の環境で別途CSVに書き出してください。

Outlookのアドレス帳をインポートする方法

移行先のOutlookの種類に応じて、取り込み方法を選びます。classic OutlookはPSTとCSVを扱えますが、new OutlookとOutlook on the webで連絡先を移す場合はCSVを中心に運用するのが分かりやすく安全です。

• ［.pstファイル］：classic Outlookでメール・予定表・連絡先を復元または参照したい場合
• ［CSVファイル］：classic Outlook、new Outlook、Outlook on the webへ連絡先を移す場合

［.pstファイル］でインポートする方法

以下はclassic OutlookでPSTをインポートする手順です。new OutlookでもPSTを開く・利用するための機能は提供されていますが、classic Outlookと同じようにメール、連絡先、予定表を一括で完全移行・復元できるものとしては扱わない方が安全です。連絡先移行を主目的にする場合はCSVを利用してください。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選びます。
4. ［Outlook データファイル（.pst）］を選択します。
5. ［参照］からPSTファイルを指定します。
6. 重複アイテムの処理を選択し、［次へ］をクリックします。
7. パスワードを設定している場合は入力し、インポート先を確認して［完了］を選択します。

重複処理は、既存データを置き換えるか、重複を許可するか、重複分を取り込まないかを事前に決めてから実行しましょう。判断に迷う場合は、元のPSTを複製して保管し、少量のデータで検証してから本番移行するのが安全です。

［CSVファイル］でインポートする方法

classic OutlookでCSVファイルを取り込む手順は、次のとおりです。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選びます。
4. ［テキストファイル コンマ区切り］を選択します。
5. ［参照］から取り込むCSVファイルを指定します。
6. 重複アイテムの処理を選びます。
7. インポート先の［連絡先］フォルダーを選択します。
8. ［フィールドの一致］でCSVの列とOutlookの連絡先項目を対応付けます。
9. ［完了］をクリックして取り込みます。

インポート先がMicrosoft 365またはExchangeの連絡先なのか、端末ローカルの連絡先なのかを確認してください。ほかの端末でも利用したい連絡先は、組織アカウントの連絡先フォルダーへ取り込むことで同期できる場合があります。

重複をインポートしない設定を選んだ場合、既存のOutlook側の情報が優先され、CSV側にある同一連絡先の情報は反映されません。取り込み前に「Outlook側とCSV側のどちらを正本にするか」を決め、更新日時や管理元を確認しておきましょう。

new Outlook・Outlook on the webでCSVをインポートする方法

new OutlookとOutlook on the webでは、classic Outlookの［ファイル］タブにあるインポート／エクスポートウィザードではなく、People画面からCSVを取り込みます。

1. new OutlookまたはOutlook on the webで［People］を開きます。
2. ［Manage contacts］を選択します。
3. ［Import contacts］を選択します。
4. UTF-8で保存したCSVファイルをアップロードし、画面の案内に従って取り込みます。

画面が日本語の場合は［連絡先］、［連絡先の管理］、［連絡先をインポート］と表示されることがあります。メニューの位置は契約内容や画面更新により変わる場合がありますが、new Outlook／Outlook on the webではPeople > Manage contacts > Import contactsが基本の導線です。

データの保存方法にも気を付けよう

エクスポートしたPSTやCSVは、社内で承認されたオンラインストレージ、暗号化された外付け媒体、バックアップ領域などに保存できます。ただし、連絡先には氏名、メールアドレス、電話番号、勤務先などの個人情報が含まれます。

暗号化されていないUSBメモリでの持ち出しや、誰でも閲覧できる共有リンクでの保管は避けましょう。ファイル名には作成日、移行元端末、対象フォルダーなどを記載すると管理しやすくなります。たとえば「contacts_20260710_oldpc.csv」のように命名しておくと、誤って古いファイルを取り込む事故を減らせます。

エクスポートする際の注意点

新Outlook環境へ移行する前に保存先を棚卸しする

new Outlookでは連絡先管理をPeople画面で行います。移行前に、次の3種類を分けて確認しましょう。

• Exchange／Microsoft 365同期の連絡先：同じアカウントへのサインインで復元できるか確認する
• classic Outlookのローカル連絡先：「連絡先（このコンピューターのみ）」をCSVへ書き出す
• Windows Mail／Peopleのローカル連絡先：旧アプリに残っていないか確認し、CSVへ書き出す

さらに、名刺管理ツール、CRM、スマートフォンのアドレス帳同期も確認対象です。たとえばSansan、Salesforce、HubSpotなどと連携している場合、同期元の連絡先をCSVで再投入すると二重登録が起こりやすくなります。

企業環境では、IntuneなどのMAM・MDMポリシーにより、連絡先の書き出し、コピー、外部ストレージへの保存が制限されることがあります。操作できない場合はアプリの不具合と決めつけず、情報システム部門にポリシーを確認しましょう。

エクスポート時は一度ローカルに保存する

外付けHDD、USBメモリ、ネットワークドライブ、OneDriveなどのクラウド同期フォルダーへ直接保存すると、権限や同期の影響で失敗することがあります。まずPCのドキュメントなどローカル領域に保存し、ファイルが正常に作成されたことを確認してから、所定の保管先へ移動する方法が安全です。

インポート時も、対象ファイルをいったんローカルディスクにコピーして実行すると、ネットワーク切断や同期競合の影響を受けにくくなります。

CSVの文字化けやフィールド不一致を確認する

CSVインポートのトラブルは、Outlook側よりCSVの形式・内容に原因があることが少なくありません。特に日本語や多言語の氏名、会社名、住所を含む場合はUTF-8で保存してください。

• CSVがUTF-8で保存されているか
• 1行目に項目名があり、列の意味を判断できるか
• メールアドレス列が空欄、または誤った列に入っていないか
• 氏名、会社名、電話番号などが正しいフィールドに対応しているか
• カンマ区切りとセミコロン区切りが混在していないか
• 数件で試験インポートを実施したか

問題が起きたCSVを何度も取り込むと、重複連絡先が増えて整理が難しくなります。元ファイルを修正し、テスト用の少量データで結果を確認してから本番データを取り込みましょう。

取り込み後は重複・欠損・表記ゆれを確認する

インポート後は件数だけでなく、会社名＋氏名、メールアドレス、電話番号を中心に内容を照合します。住所、部署名、表示名も含め、必要な項目が正しいフィールドへ入っているか確認してください。

同一人物が複数登録されている場合は、不要な重複を削除・統合します。Microsoft 365の同期済み連絡先、CSVから取り込んだ連絡先、名刺管理ツールやCRM、スマートフォンのアドレス帳が混在すると重複しやすいため、メールアドレスまたは会社名＋氏名を基準に名寄せルールを決めます。CSV、Outlook、CRMのどれを正本にするかも事前に明確にしましょう。

エクスポートしたデータが破損した場合

PSTファイルが破損した場合、classic Outlookでは受信トレイ修復ツール（Scanpst.exe）で修復できることがあります。ただし、すべてのデータを完全に復元できるとは限りません。重要な連絡先をPSTだけに依存せず、連絡先の移送・確認用CSVを保管し、Microsoft 365側で同期されているかも確認するなど、複数の手段で保全することをおすすめします。

インポートする際にはスリム化が効率的

連絡先が多いほど、インポート後の確認や重複整理に時間がかかります。移行前に不要な連絡先、使用していないメールアドレス、重複した人物を整理しておくと、移行後の管理が楽になります。

大量のCSVを扱う場合は、部署別、拠点別、顧客種別などでファイルを分ける方法が有効です。一度に全件を投入せず、少量のCSVで文字化け、フィールド対応、重複の有無を確認してから順番に取り込みましょう。日本語と海外拠点の連絡先が混在する場合も、分割して検証すると問題が起きた範囲を特定しやすくなります。

バックアップとして定期的にエクスポートしよう

PC移行の直前だけでなく、Outlookの連絡先は定期的に確認・バックアップしておくと安心です。ExchangeやMicrosoft 365で同期されている場合でも、誤削除、同期トラブル、CSV編集ミス、外部ツールとの連携による重複が起こる可能性はあります。

実務では、まず連絡先がExchange／Microsoft 365で同期されているかを確認します。そのうえで、連絡先の移行・確認にはUTF-8のCSVを利用し、classic Outlookに残るメールや予定表を含む旧環境の退避にはPSTを利用する、という使い分けが有効です。new Outlookへの移行では、Windows Peopleを含むローカル連絡先の棚卸し、CSV作成、少量テスト、People画面からの取り込み、重複確認までを移行計画に含めましょう。