【図解】Outlookアドレス帳のエクスポート・インポート方法｜バックアップと移行の完全ガイド
- 1. Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法
- 2. Outlookのアドレス帳をインポートする方法
- 3. データの保存方法にも気を付けよう
- 4. エクスポートする際の注意点
- 5. インポートする際にはスリム化が効率的
- 6. バックアップとして定期的にエクスポートしよう
- 7. Jicoo（ジクー）について
PCの入替や Microsoft 365 のクライアント切替時に、Outlookの連絡先（アドレス帳）を移行する場合は、最初に連絡先の保存場所を確認することが重要です。連絡先が Exchange Server や Microsoft 365 の組織アカウント側で管理されている場合は、新しい端末で同じアカウントにサインインすると自動的に表示されることがあります。一方、POP/IMAP環境や、classic Outlook の「連絡先（このコンピューターのみ）」など端末ローカルに保存されている連絡先は、自動同期されないため手動でエクスポート・インポートする必要があります。
現在は、従来のデスクトップ版である「classic Outlook」と、新しい「new Outlook」、さらにブラウザで利用する「Outlook on the web」が混在しています。特に注意したいのは、現時点では new Outlook への .pst ファイルのインポートはサポートされておらず、ローカル連絡先の移行は CSV を使うのが基本という点です。PSTはメール・予定表・連絡先を含むバックアップ用途には有効ですが、移行先が new Outlook の場合はそのまま取り込めないため、classic Outlook でCSVに書き出してから new Outlook または Outlook on the web のPeople（連絡先）で取り込む流れを前提にしましょう。
今回は、Outlookの連絡先（アドレス帳）をエクスポート・インポートする手順について紹介します。本記事で扱うのは個人の「連絡先（Contacts）」であり、組織全体で共有されるグローバルアドレス一覧（GAL）は対象外です。classic Outlook / new Outlook / Outlook on the web の違いや、日本語CSVで起こりやすい文字化け・列ずれの対策もあわせて解説します。
Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法
Outlookの連絡先データは、主に［.pstファイル］または［CSVファイル］としてエクスポートできます。
.pstファイルは、メール・予定表・連絡先などをまとめて退避するOutlookデータ全体のバックアップに向いています。ただし、new Outlook へ直接取り込む用途には使えません。CSVファイルは連絡先の移行に適した形式で、new Outlook、Outlook on the web、Outlook.com、他のメールソフトへの移行でも使いやすい形式です。
実務上は、「全体バックアップはPST、連絡先移行はCSV」と分けて考えると安全です。特に、classic Outlook のローカル連絡先を new Outlook や Outlook on the web へ移行する場合は、CSVで書き出す手順を選びましょう。
以下では、classic Outlook（従来のデスクトップ版）でアドレス帳をエクスポートする2通りの方法を紹介します。
- ［.pstファイル］でエクスポートする方法（メール・予定表を含むバックアップ向け）
- ［CSVファイル］でエクスポートする方法（連絡先移行・new Outlook / Web版 / 他ソフト移行向け）
［.pstファイル］で連絡先を含むOutlookデータをエクスポートする方法
連絡先だけを new Outlook や Web版に移行したい場合は、次項のCSVファイルでのエクスポートを推奨します。PSTは、classic Outlook のメール、予定表、連絡先をまとめて退避したい場合や、旧環境のバックアップを残したい場合に利用してください。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［ファイルにエクスポート］を選択する
［ファイルにエクスポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［Outlook データファイル（.pst）］を選択する
［Outlook データファイル（.pst）］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［連絡先］を選択する
［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。Sansanなどの名刺管理ツールと連携している場合、自動で専用フォルダーが作成されていることがあります。必要な連絡先が漏れないよう、追加フォルダーも確認してください。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- ［ファイルの保存先］を選択する
保存先を決め、ファイル名を入力します。［ファイルの種類］では［Outlook データ ファイル］を選択し、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- ファイル作成用のパスワードを設定する
必要に応じて任意のパスワードと確認用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。PSTのパスワードは簡易的な保護として扱い、強固な情報保護策として過信しないでください。機微情報を含む連絡先を保存する場合は、BitLockerなどの端末暗号化、アクセス権管理、社内の保管ルールを併用しましょう。
- ファイル用のパスワードを入力する
再度、ファイル用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- データがエクスポートされる
以上で、［.pstファイル］として連絡先を含むOutlookデータがエクスポートされました。
［CSVファイル］で連絡先をエクスポートする方法
連絡先のみを移行する場合は、CSVファイルでのエクスポートが基本です。new Outlook や Outlook on the web では、classic Outlook のインポート/エクスポート ウィザードとは画面が異なりますが、連絡先の一括移行にはCSVが利用されます。Web側に同期済みの連絡先であれば、Outlook on the web のPeople（連絡先）からCSVをエクスポートする方法も選択できます。
以下は、classic Outlook でローカル連絡先をCSVに書き出す手順です。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［ファイルにエクスポート］を選択する
実行する処理の［ファイルにエクスポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［テキストファイル（コンマ区切り）］を選択する
［テキストファイル（コンマ区切り）］をクリックし、［次へ］をクリックします。
- ［連絡先］を選択する
［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。ローカル保存されている連絡先を移行する場合は、「連絡先（このコンピューターのみ）」または「Contacts (This computer only)」を選択してください。Exchange / Microsoft 365 側に保存されている連絡先は、新端末で同期される場合があるため、移行対象を重複して書き出さないように確認しましょう。
- ［参照］を選択する
保存先を決めるため、［参照］をクリックします。
- ［ファイルの保存先］を選択する
保存先を決め、ファイル名を入力します。［ファイルの種類］は［テキストファイル（コンマ区切り）（.CSV）］を選択し、［OK］をクリックします。
- ［次へ］を選択する
［次へ］をクリックします。
- ［フィールドの一致］を選択する
［フィールドの一致］をクリックします。
- フィールドを一致させる
エクスポート元の連絡先フィールドと、CSVに出力される項目が対応しているか確認し、［OK］をクリックします。姓、名、表示名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号など、移行後に必要な項目が出力対象に含まれているか確認しておくと、取り込み後の修正を減らせます。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- データがエクスポートされる
以上で、［CSVファイル］として連絡先データがエクスポートされました。
【重要】CSVの文字化け・列ずれ対策
CSVは、文字コードや列の対応がずれると、日本語の氏名、会社名、部署名、住所などが文字化けしたり、別の項目に入ったりすることがあります。Microsoftのサポートでも、日本語を含む英字以外の文字で問題が起こる可能性が案内されています。インポート前にExcelやテキストエディタでCSVを開き、列名、文字化け、区切り文字、メールアドレス列の有無を確認してください。文字化けする場合は、UTF-8で保存し直す、区切り文字を確認する、フィールドの対応を見直す、といった対応を行いましょう。大量の連絡先を一度に取り込む前に、数件だけでテストインポートするのも有効です。
Outlookのアドレス帳をインポートする方法
次に、エクスポートした連絡先データをインポートする方法を紹介します。classic Outlook ではPSTとCSVの両方を扱えますが、new Outlook や Outlook on the web ではCSVを使うのが基本です。移行先のOutlookの種類を確認してから手順を選びましょう。
- ［.pstファイル］でインポートする方法（classic Outlook向け）
- ［CSVファイル］でインポートする方法（classic Outlook / new Outlook / Outlook on the web向け）
［.pstファイル］でインポートする方法
以下は classic Outlook でPSTファイルをインポートする手順です。new Outlook では現時点で .pst ファイルのインポートは利用できないため、new Outlook へ連絡先を移す場合はCSV形式を使用してください。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、右メニューの［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択する
［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［Outlook データファイル（.pst）］を選択する
［Outlook データファイル（.pst）］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- インポートしたい［ファイル］を選択する
インポートしたいPSTファイルを選択します。
- オプションを選択する
重複した場合の処理（重複するアイテムを置き換える / 重複してもインポートする / インポートしない）を選択し、［次へ］をクリックします。移行前にどのルールを採るか決めておくと、同じ人物が複数登録されるトラブルを防ぎやすくなります。
- ファイル用のパスワードを入力する
パスワードが設定されている場合は、ファイル用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- 再度ファイル用のパスワードを入力する
再度、ファイル用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
インポート先のフォルダーを確認し、［完了］をクリックします。
- データがインポートされる
［.pstファイル］のOutlookデータがインポートされました。
［CSVファイル］でインポートする方法
以下は、classic Outlook でCSVファイルをインポートする手順です。new Outlook や Outlook on the web で取り込む場合は、後述のPeople（連絡先）画面からCSVをアップロードします。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、右メニューの［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択する
［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［テキストファイル コンマ区切り］を選択する
［テキストファイル コンマ区切り］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- インポートしたい［ファイル］を選択する
例として、［ドキュメント］フォルダーから［連絡先.CSV］ファイルを選択します。取り込み前に、CSVがUTF-8で保存されているか、文字化けがないかを確認しておきましょう。
- オプションを選択する
重複した場合の処理オプションを選択し、［次へ］をクリックします。既存の連絡先を残したい場合は「重複してもインポートする」、既存データを優先したい場合は「重複するアイテムはインポートしない」など、目的に応じて選択してください。
- ［連絡先］を選択する
インポート先の［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。Exchange / Microsoft 365 アカウントの連絡先に入れるのか、ローカルの連絡先に入れるのかを間違えないように確認してください。
- ［フィールドの一致］を選択する
CSVファイルを指定したフォルダーにインポートする項目にチェックが入っていることを確認し、［フィールドの一致］をクリックします。
- フィールドを一致させる
CSV側の列とOutlook側の連絡先フィールドを一致させ、［OK］をクリックします。日本語名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号などが正しい項目に割り当てられているか必ず確認してください。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- データがインポートされる
［CSVファイル］の連絡先データがインポートされました。取り込み後は、数件の連絡先を開いて、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号が正しく表示されているか確認しましょう。
new Outlook や Outlook on the web でCSVをインポートする場合
new Outlook と Outlook on the web では、classic Outlook の［ファイル］タブから進むウィザードではなく、People（連絡先）画面を中心に操作します。画面左側のPeople（連絡先）アイコンを選択し、［連絡先の管理］または［Manage contacts］から［連絡先をインポート］を選び、CSVファイルをアップロードします。手順名や表示位置は環境により異なる場合がありますが、CSVを使う点は共通です。特に端末更改時や共有端末運用では、ローカルPSTを持ち歩くより、Web版のPeopleに取り込んで同期させる運用の方が管理しやすいケースがあります。
データの保存方法にも気を付けよう
エクスポートしたデータは、以下のような媒体に保存できます。
- CD/DVD
- USBメモリ / 外付けHDD
- オンラインストレージ
- 社内で許可されたバックアップ領域
USBメモリやオンラインストレージは移行作業に便利ですが、連絡先には氏名、メールアドレス、電話番号、会社名などの個人情報が含まれます。誤った端末へのコピー、社外共有リンクの公開、暗号化されていない媒体での持ち出しには十分注意してください。PSTやCSVのファイル名には日付や移行元を入れておくと、後からどの時点のバックアップか判断しやすくなります。
エクスポートする際の注意点
エクスポートや移行時に起こりやすい問題点と、Outlookの種類による注意点を紹介します。
新Outlook環境への移行と制限事項
new Outlook は、classic Outlook と同じ画面・同じウィザードで操作するソフトではありません。連絡先管理はPeople画面を中心に行い、Outlook on the web に近い操作感です。現時点では、new Outlook で .pst ファイルを使ったメール、連絡先、予定表のインポートは利用できないため、ローカル連絡先の移行ではCSVを用意する必要があります。
旧PCのclassic Outlookに「連絡先（このコンピューターのみ）」として保存されていた連絡先や、Windows Mail / People にローカル保存されていた連絡先は、新しい端末でサインインしただけでは表示されないことがあります。移行前に、classic Outlook、WindowsのPeople、Outlook on the web のPeopleをそれぞれ確認し、どこに連絡先が残っているか棚卸ししておきましょう。
一方、Exchange Server や Microsoft 365 の組織アカウントで管理されている連絡先は、サーバー側に保存されているため、新しいPCで同じアカウントにサインインすると同期される場合があります。この場合、むやみにCSVを再インポートすると重複登録の原因になるため、まず同期状態を確認してから手動移行の要否を判断してください。
Microsoft 365 Roadmap では、new Outlook for Windows におけるPSTからのカレンダーや連絡先取り込みに関する項目も確認できます。ただし、ロードマップ上の予定は将来的な変更可能性を示すものであり、現行機能として利用できるとは限りません。実際の移行作業では、利用中のOutlookで提供されている機能を確認し、現時点ではCSVベースの手順を前提にするのが安全です。
また、企業利用では Intune などのMAM（モバイルアプリケーション管理）やMDMのポリシーによって、連絡先の保存、コピー、外部への書き出しが制限される場合があります。エクスポートやインポートがブロックされる場合は、操作ミスだけでなく社内ポリシーの影響も考え、情報システム部門に確認してください。
エクスポートするときは、一旦ローカルに保存
エクスポート先を外付けHDD、USBメモリ、ネットワークドライブ、オンラインストレージの同期フォルダーに直接指定すると、権限や同期状態の影響でエラーになる場合があります。まずはPCのデスクトップやドキュメントなどローカル領域に保存し、作成が完了してから所定の保存先へ移動すると失敗を減らせます。
インポート時も、バックアップファイルを一度ローカルにコピーしてから実行すると安定しやすくなります。クラウド同期が一般的になった現在でも、PC交換や誤削除、同期トラブルに備えて、移行前のローカルバックアップを残しておくことは有効です。
CSVの文字化けやフィールド不一致を確認する
日本語環境で最も多いトラブルの一つが、CSVインポート後の文字化けや項目ずれです。Excelで開いたときに正しく見えても、保存時の文字コードや区切り文字の扱いによって、Outlook側で正しく解釈されないことがあります。
取り込み前には、以下を確認してください。
- CSVがUTF-8で保存されているか
- 氏名、会社名、部署名、メールアドレスなどの列名が分かりやすいか
- メールアドレス列が空欄になっていないか
- フィールドの一致で、CSV列とOutlookの連絡先項目が正しく対応しているか
- 大量データを一括投入する前に、少数の連絡先でテストしたか
文字化けが発生した場合は、インポートを繰り返す前に、CSVファイルの文字コード、区切り文字、列マッピングを見直しましょう。重複した連絡先が増えた場合に備え、テスト用フォルダーや小分けインポートを使うと復旧しやすくなります。
エクスポートしたデータが破損した場合
PSTファイルが破損した場合、classic Outlook では受信トレイ修復ツール（Scanpst.exe）で修復できることがあります。ただし、すべてのデータを必ず復元できるわけではありません。重要な連絡先はPSTだけに依存せず、CSVでも定期的にバックアップする、Microsoft 365側で同期されているか確認するなど、複数の手段で保全しておくと安心です。
インポートする際にはスリム化が効率的
連絡先の件数が多い場合、インポートに時間がかかったり、重複や文字化けの確認に手間がかかったりします。移行前に不要な連絡先、古いメールアドレス、重複している人物を整理しておくと、移行後の管理が楽になります。
大量のCSVを扱う場合は、部署別、拠点別、顧客種別などでファイルを分割して取り込む方法も有効です。特に日本語名や海外拠点の連絡先が混在する場合は、分割してテストしながら進めることで、文字化けや列ずれが発生した範囲を特定しやすくなります。
バックアップとして定期的にエクスポートしよう
PCの移行時だけでなく、Outlookの連絡先は定期的にバックアップしておくことをおすすめします。Exchange / Microsoft 365 で同期されている場合でも、誤削除、同期トラブル、移行時の重複、CSV取り込みミスなどが起こる可能性はあります。
実務では、クラウド同期の状態を確認したうえで、必要に応じてCSVで連絡先をバックアップし、メールや予定表も含めた旧環境の保全にはPSTを利用する、という使い分けが安全です。new Outlook への移行を予定している場合は、PSTを保存しているだけでは連絡先を直接取り込めない点に注意し、CSVの作成と文字化け確認まで含めて移行計画に入れておきましょう。
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