Zoomチャットの基本的な使い方｜個人宛・全員宛の送信からファイル添付、保存まで解説

在宅勤務やリモートワーク、遠隔地の拠点とのミーティングなどで、Zoomのビデオ通話を活用する企業が増えています。

Zoomでは、会議中の補足や資料共有に使えるチャット機能も利用できます。会話の記録を残せるため、発言しにくい参加者のフォロー、URLやファイルの共有、会議後のタスク確認などに役立ちます。

※本記事の機能説明はZoom Workplaceアプリの比較的新しいバージョンを前提にしています。Zoom Chatは新しいユーザーインターフェースへ移行が進んでおり、デスクトップアプリのバージョンや組織の設定によって、ボタンの位置・名称・利用できる機能が異なる場合があります。

この記事では、Zoomチャットの基本的な使い方から、会議前後の情報共有、ファイル添付、履歴管理までを解説します。

Zoomチャットとは

Zoomには、会議の参加中に利用するミーティングチャットと、日常的な連絡やプロジェクトのやりとりに利用するZoom Team Chatがあります。

ミーティングチャットでは、全員宛・個人宛・サブグループ宛にメッセージを送信でき、返信、書式設定、スクリーンショットやファイルの共有、リアクションなども利用できます。会議中の一時的な補足だけでなく、会議内で話題ごとに会話を分けたり、決定事項や参照URLを残したりするための手段としても便利です。

一方のZoom Team Chatは、会議がない時間も使える常設型のチャットです。部署・プロジェクト・顧客ごとのチャネルや、1対1・複数人のダイレクトメッセージを使い分けられます。会議チャットとTeam Chatを組み合わせることで、会議前の準備から会議中の共有、会議後のフォローまでをつなげやすくなります。

Zoomチャットの送信方法

会議中にZoomチャットを送信するには、Zoomの通話画面下部にあるツールバーから「チャット」をクリックします。

画面の幅やアプリの表示設定によっては、「チャット」がツールバーに表示されないことがあります。その場合は「詳細」メニューを開き、その中にあるチャットの項目を選択してください。

チャットを開くと、通常はビデオ通話画面の右側に「ミーティングチャット」が表示されます。新しいZoom Chatの画面では、メッセージ作成欄が整理され、添付・絵文字・リアクションなどの操作が入力欄の近くにまとまって表示される場合があります。

「ここにメッセージを入力します…」などと表示されている入力欄に文章を入力し、送信ボタンをクリックするとメッセージを送れます。

会議の設定によっては、チャットを送れる相手が制限されていることがあります。送信前に入力欄の「宛先」を確認し、全員宛に送るのか、特定の参加者やグループ宛に送るのかを選びましょう。個人宛のメッセージであっても、組織の保存・監査ポリシーの対象になる場合があるため、業務上のやりとりとして適切な内容を心がけることが大切です。

また、特定の投稿に対して「返信」を送ることもできます。

返信したいメッセージにカーソルを合わせ、返信アイコンをクリックすると、対象の投稿に紐づいたスレッド形式でメッセージを入力できます。質問への回答や、特定の資料についての補足を行う際に活用すると、会話が流れにくくなります。

【送信済みメッセージの編集・削除について】
Zoom Team Chatでは、設定や権限に応じて送信後のメッセージ、画像、ファイルを編集または削除できる場合があります。ただし、管理者が履歴保存や監査を有効にしている組織では、削除・編集の扱いが社内ポリシーに左右されます。また、高度なチャット暗号化を利用している場合は、メッセージ編集など一部の機能が制限されることがあります。重要な訂正では、元の内容を消すだけでなく、必要に応じて訂正内容を追記して経緯を残す運用が安全です。

Zoomチャットの困った！を解決

Zoomチャットで迷いやすい操作の一つが、メッセージの改行です。入力中にEnterキーを押すと送信される設定では、文章を改行したいのに途中で送信してしまうことがあります。

一般的な設定では、Windowsでは「Enter」で送信し、「Shift」＋「Enter」で改行します。Macでは「Return」で送信し、「control」＋「Return」で改行する操作が利用できます。ただし、送信キーの挙動はアプリの設定やバージョンで異なることがあるため、送信前に入力欄の案内を確認しましょう。

【未読メッセージが増えた場合】
Zoom Team Chatを日常的に使うと、チャネルやダイレクトメッセージが増え、未読がたまりやすくなります。部署別・顧客別・プロジェクト別など、優先度の高い会話をピン留めして並び順を整理すると、確認漏れを防ぎやすくなります。不要な通知を見直し、必要に応じて「すべて既読にする」機能を使うルールを設けることも有効です。

【発言が流れてしまう場合】
会議中はメッセージが連続して投稿されるため、確認だけでよい連絡まで文章で返信すると、ログがさらに流れてしまいます。このようなときは、リアクション機能を活用しましょう。

リアクションを付けたいメッセージにカーソルを合わせ、「リアクション／絵文字」のアイコンを選択します。表示された候補から絵文字を選べば、確認・賛成・対応済みなどを短く伝えられます。Zoom Chatでは絵文字やGIFの選択機能が統合されるなど、表現に関する画面も更新されています。画面表示はアプリのバージョンによって異なるため、実際のメニューを確認してください。

Zoomチャットの活用シーン

Zoomチャットは、会議中の補足に限らず、会議の前後を含めた情報共有に活用できます。音声やビデオで発言しにくい参加者も、チャットなら質問・意見・URLの共有をしやすくなります。

会議前後をつなぐ連続ミーティングチャット

会議の情報がカレンダー、メール、チャット、議事録ツールに分散すると、参加者は必要な資料や決定事項を探す手間がかかります。そこで有効なのが、会議に紐づくチャットを会議前・会議中・会議後に継続して利用する方法です。

連続ミーティングチャットを利用できる環境では、特定の会議に対応した会話の場を維持し、会議のライフサイクル全体を一つのチャットでつなげられます。会議チャットへの直接リンクをカレンダー招待、議事録、社内ポータルなどに記載しておくと、参加者が会話へすばやくアクセスできます。

• 会議前：アジェンダ、事前資料、確認したい論点、役割分担を共有する
• 会議中：発言の補足、関連URL、質問、決定事項を記録する
• 会議後：録画や資料へのリンク、要約、担当者別のToDoを集約する

管理者は、チャネル・チャットの有効化と、会議前後の会議チャットへのアクセスを個別に設定できる場合があります。全社的な常設チャネルは制限しつつ、会議に関する記録は残したいといった運用も検討できます。

AI Companionと組み合わせた議事録・アクション管理

チャットは、会議中のやりとりや決定事項を残す一次ログとして役立ちます。議事録を別の場所に転記するだけで終わらせず、会議の要約や次のアクションを会話と結び付けて管理すると、会議後の対応漏れを減らせます。

Zoom AI Companionを利用できる契約・設定では、会話や会議内容の要約、アクション項目の抽出、チャット文面の下書きなどを支援する機能を利用できます。営業定例やプロジェクト会議では、録画・共有資料・チャット履歴・要約を会議チャットに集約し、担当者と期限を確認する流れを作ると効果的です。

ただし、AI機能の利用可否やデータの取り扱いは、契約内容、管理者設定、社内ルールによって異なります。特に機密情報を扱う場合は、AIへの入力範囲や要約データの保存先を事前に確認しましょう。

多言語チームでのメッセージ翻訳

海外拠点や外国籍のメンバーと協業する場合、Zoom Chatのメッセージ翻訳は、言語の違いによる確認の遅れを減らす選択肢になります。会議中に口頭で補足しきれない内容をチャットで共有し、必要に応じて翻訳を使うことで、参加者が内容を確認しやすくなります。

ただし、翻訳機能は常に利用できるわけではありません。高度なチャット暗号化を有効にしている場合、メッセージ翻訳のほか、AI機能、メッセージ編集、DLP、履歴アーカイブなどが制限されることがあります。セキュリティ要件と、翻訳・AI・監査などの運用要件を比較したうえで設定を決めましょう。

さらに活用！Zoomチャットの便利機能

Zoomチャットには、会話を見つけやすくし、資料を共有しやすくする機能も用意されています。

【チャット履歴の保存・保持・監査】
企業でチャットを運用する際は、「保存するか」だけでなく、「誰が閲覧できるか」「どの種類のチャットを何年間保持するか」「いつ削除するか」まで設計することが重要です。管理者は組織のポリシーに応じて、チャットタイプごとの履歴保存や保持期間を設定し、チャット履歴レポートでメッセージの表示・ダウンロード・削除を行える場合があります。クラウドに保存されたメッセージは、設定により最長10年間の保持に対応しています。

議事録保管、内部統制、監査対応が必要な組織では、通常の業務チャット、監査対象のチャット、個人宛メッセージ、会議前後のチャットを同じ扱いにせず、管理者設定と社内規程に沿ってポリシーを分けるとよいでしょう。

保存や保持に関する設定は、主にZoomのウェブポータルでアカウントオーナーや管理者が管理します。利用者が独自に削除したつもりでも、組織の保持ポリシー上は記録が残る可能性があるため、取り扱う情報には注意が必要です。

【ピン留め・ブックマーク・チャネル活用】

• メッセージのピン留め：会議の冒頭で共有した資料、参加URL、議題、決定事項などをピン留めしておくと、途中参加者も重要な情報を確認しやすくなります。
• メッセージの保存・ブックマーク：後から参照したい発言は、Zoom Team Chatの保存・ブックマーク機能を活用して整理すると、検索の手間を減らせます。
• 用途別のグループチャット・DM：会議参加者全員への連絡、運営スタッフ間の調整、特定担当者への確認など、目的に応じてチャネル、グループチャット、ダイレクトメッセージを使い分けます。

【ファイルの添付・共有】
会議中に画面共有で資料を見せることはできますが、参加者が自分のペースで資料を確認したい場合には、チャットでファイルやリンクを共有すると便利です。新しいZoom Chatの画面では、入力欄から添付操作を行いやすいインライン添付の導線が用意されています。

ファイルを送る際は、メッセージ入力欄の近くにある添付またはファイルのアイコンをクリックし、コンピュータや連携済みクラウドストレージから対象ファイルを選択します。組織の設定によっては、利用できる保存先、送信できるファイル形式、外部ユーザーとの共有可否に制限があるため、社内ルールを確認してください。

Zoomチャットをビデオ通話とともに活用しよう

Zoomチャットは、単なる会議中の補助機能ではありません。会議内の質問や分岐した会話を整理し、資料・決定事項・ToDoを会議前後にわたって残すための基盤として活用できます。

まずは、全員宛・個人宛・返信の使い分け、リアクション、ファイル添付といった基本操作から始めるとよいでしょう。そのうえで、会議チャットへのリンクを招待や議事録に設置し、会議後のタスク確認まで同じ場所で行う運用を整えると、情報の分散を防げます。

なお、AI要約や翻訳などの便利な機能は、契約内容や管理者設定、高度なチャット暗号化の利用状況によって制限される場合があります。セキュリティ、保持・監査、業務効率のバランスを確認し、自社に合ったルールでZoomチャットを活用しましょう。