Outlookのメールボックス容量がいっぱい？空き容量の確認と増やし方【2026年版】

Outlookでメールを送ろうとしたときに、添付ファイルのサイズエラーが出る、メールが受信できない、添付ファイルだけ開けないといったトラブルが起きることがあります。原因は、単に添付ファイルが大きすぎるだけとは限りません。Outlook.comではOneDriveの空き容量、企業向けOutlookではメールボックス容量や管理者ポリシー、さらに相手先の受信制限が関係することもあります。

特に2026年現在は、パスワード付きZIPファイルをメール添付で送るPPAP運用を廃止する企業が増え、受信側で添付ファイルを自動削除するケースも出ています。そのため、大容量ファイルはメールに直接添付するよりも、OneDriveやBox、Googleドライブなどのクラウドストレージで共有する方法が実務上の標準になりつつあります。

本記事では、Outlookのメールボックス容量やOneDrive容量を確認する方法、空き容量を増やす方法、大きいファイルを安全に共有する方法、添付ファイル付きメールが送れないときの対処法を解説します。

Outlookでまず確認したい容量の種類

Outlookの容量不足を解決するには、どの容量がいっぱいになっているのかを切り分けることが大切です。主に確認すべき容量は次の2つです。

• Outlookのメールボックス容量
• OneDriveを含むMicrosoftストレージ容量

個人向けの無料版Outlook.comでは、メールボックス容量とは別に、添付ファイルの保存にOneDrive容量が関係します。無料アカウントの場合、メールボックスは15GB、OneDriveは5GBが目安です。2023年以降、Outlook.comの添付ファイルはOneDrive側の容量も消費する仕様になっているため、メール本文は読めるのに添付ファイルが開けない、メール送受信や添付操作ができない、といった症状が出ることがあります。

一方、企業向けのMicrosoft 365 / Exchange Online環境では、添付ファイルは基本的にメールボックス容量に計上されます。ただし、新しいOutlookやWeb版OutlookではOneDrive経由のクラウド添付を使いやすくなっており、メールボックスを圧迫しにくい運用ができます。

Outlookメールボックス容量を確認する方法

デスクトップ版Outlookでは、アカウント情報画面からメールボックスの使用量を確認できます。

Outlookを開き、［ファイル］をクリックします。［メールボックスの設定］に、現在の使用量と利用可能な容量が表示されます。

不要なメールを削除しても容量がなかなか減らない場合は、削除済みアイテムや迷惑メールフォルダーにメールが残っていないか確認しましょう。削除済みアイテムを空にすることで、実際の空き容量が増える場合があります。

OneDriveの容量も確認する

個人向けOutlook.comを利用している場合は、メールボックス容量だけでなくOneDrive容量も確認してください。ブラウザでOneDriveにアクセスし、画面左下などに表示されるストレージ使用状況を確認します。

OneDriveが上限に近い、または上限に達している場合は、次の対応を行いましょう。

• 不要なファイルを削除する
• OneDriveのごみ箱を空にする
• 写真や動画など大容量ファイルを別の保存先へ移動する
• 必要に応じてMicrosoft 365などの有償プランで容量を追加する

Outlook側でメールを削除しても、OneDriveの不要ファイルやごみ箱が残っていると容量不足が解消しないことがあります。メールの添付トラブルが続く場合は、両方の容量を確認しましょう。

Outlookメールで安全に送れる添付ファイルは実質10〜15MB程度

Outlookクライアントでは、環境によって20MB前後までの添付ファイルを送信できる場合があります。Exchange Onlineなどでは管理者設定により、より大きな上限を設定できることもあります。

ただし、メールは自分の環境だけで完結しません。自社では50MBまで送れても、相手先のメールサーバーが20MBまでしか受信できなければ、20MBを超えた時点で配送エラーになる可能性があります。実際、多くのメールサービスは20〜25MB前後を上限としており、企業内メールでは10MB程度に制限されていることも珍しくありません。

さらに、添付ファイルは送信時にMIMEエンコードされ、元のファイルサイズより約33〜40％大きくなります。たとえば15MBのファイルでも、メール送信時には20MB前後として扱われる場合があります。

そのため、相手の受信環境が不明な場合は、メール添付は10MB前後までを安全圏と考え、最大でも15MB以内に抑えるのがおすすめです。それ以上のファイルは、最初からOneDriveなどのクラウド共有リンクで送る方が確実です。

ファイルサイズの目安は次の通りです。解像度やファイル形式によって大きく変わります。

動画や高解像度画像はサイズが大きく、数秒の動画や数枚の画像だけで上限を超えることがあります。

ファイルサイズを確認する方法

サイズを知りたいファイルが入っているフォルダーを開きます。

［表示］をクリックして、［詳細］を選択します。

ファイルのサイズが確認できるようになりました。表示を変更せずに確認したい場合は、ファイルのプロパティを確認します。

サイズを確認したいファイルをクリックすると、右側にファイルのプロパティが表示されます。ファイルの上にマウスを乗せてもサイズを確認できます。

複数ファイルの合計サイズを確認する方法

複数のファイルをまとめて送る場合は、合計サイズを確認しましょう。

［Ctrlキー］を押したまま、確認したいファイルをひとつずつクリックします。プロパティのサイズ欄に、選択したファイルの合計サイズが表示されます。

フォルダーのサイズを確認する方法

フォルダーのサイズは一覧のサイズ欄に表示されないことがあります。フォルダーのサイズを確認する場合は、フォルダーのプロパティを開きます。

該当のフォルダーを右クリックし、［プロパティ］をクリックします。

フォルダーサイズが表示されます。

大きいサイズのファイルをメールで送るデメリット

添付ファイルは手軽ですが、ファイルサイズが大きすぎると次のような問題が起こります。

• 添付ファイルを含めたメールサイズが制限を超え、送信できない
• 送受信に時間がかかる
• 相手のメールボックス容量を圧迫する
• 自分のメールボックス容量やOneDrive容量を圧迫する
• 相手のセキュリティフィルターでブロックされる
• パスワード付きファイルの場合、受信側で自動削除される可能性がある

国内では、パスワード付きZIPファイルをメールに添付し、別メールでパスワードを送るPPAP運用の廃止が進んでいます。たとえば三菱UFJ銀行は、2026年7月18日以降、役職員が添付ファイルを送る際は原則としてメール添付をやめ、専用ダウンロードサイトのURLを本文に記載する方式へ切り替えると発表しています。

また、受信側でパスワード付き添付ファイルを削除する運用も広がっています。エンバーポイント社は2026年6月8日から、外部から届いたメールにパスワード付き添付ファイルが含まれている場合、メール本文は受信しつつ添付ファイルだけを自動削除するポリシーを開始しました。この場合、送信者にエラー通知が返らないため、送った側が未達に気付きにくい点に注意が必要です。

つまり、大きいファイルやパスワード付きファイルをメールに直接添付すると、相手に届かない、届いても添付だけ消えている、というリスクがあります。重要なファイルほど、事前に相手先の受信ルールを確認し、クラウド共有リンクや指定システムへのアップロードを利用しましょう。

メールで大きいファイルを送りたいときの対処法

ファイルサイズが大きい場合は、次の方法で共有します。

• ファイルを圧縮する
• OneDriveなどのクラウドストレージで共有する
• 画像やPDFのサイズを小さくする

2026年現在、業務で最もおすすめしやすいのはクラウドストレージによる共有です。メール添付の上限や相手先の受信制限に左右されにくく、アクセス権限や共有期限も管理しやすいためです。

①ファイルを圧縮（zip形式）する

ファイルサイズを小さくする方法として、zip形式で圧縮する方法があります。複数ファイルやフォルダーをひとつにまとめたい場合にも便利です。

ただし、パスワード付きZIPファイルは原則避けましょう。PPAPは盗聴対策として十分ではなく、ウイルスチェックをすり抜ける悪用例もあるため、多くの企業で廃止が進んでいます。相手先の受信システムによっては、パスワード付きZIPに限らず、暗号化された添付ファイルが自動削除されることもあります。

ZIP圧縮は、あくまでサイズを少し小さくしたい場合や、複数ファイルをまとめたい場合の手段です。機密情報や重要ファイルを送る場合は、後述するクラウドストレージでアクセス権限を設定して共有する方法を優先しましょう。

ファイルを右クリックし、［ZIPファイルに圧縮する］をクリックします。

圧縮（zip形式）フォルダーが作成されました。例では、ファイルサイズが12,502KB（12.5MB）から9,634KB（9.6MB）に圧縮されています。

ただし、画像・動画・PDFなどはすでに圧縮されている形式が多く、ZIPにしても大きく減らないことがあります。圧縮しても10〜15MBを超える場合は、メール添付ではなくクラウド共有に切り替えましょう。

②OneDriveなどクラウドストレージを使う方法

大きなファイルを送る場合は、OneDrive、Googleドライブ、Box、Dropboxなどのクラウドストレージにファイルをアップロードし、共有リンクをメール本文に貼り付ける方法がおすすめです。

この方法なら、メールにファイル本体を添付しないため、メールボックス容量を圧迫しにくく、相手先の添付ファイル制限にも引っかかりにくくなります。主要メールサービスでも、Yahoo! MailのDropbox連携やiCloudメールのMail Dropなど、メールとクラウドストレージを組み合わせた大容量ファイル共有が一般化しています。

新しいOutlookやWeb版Outlookを使う場合
新しいOutlook for WindowsやWeb版Outlookでは、ファイルをメール作成画面に追加したあと、OneDriveにアップロードしてリンク共有へ切り替えられる機能が使えます。クラウド添付を使うと、メールにファイル本体を載せずに共有できるため、容量不足対策としても有効です。

Microsoftは新しいOutlookへの移行を進めていますが、企業ユーザー向けのクラシック版Outlookから新しいOutlookへの自動移行時期は、当初予定より延期され2027年3月とされています。クラシック版Outlookは少なくとも2029年4月までサポート継続予定のため、企業ではこの期間にクラウド添付や共有リンクの運用ルールを整備しておくとよいでしょう。

また、新しいOutlookでは、オフライン環境で一時的にファイルを添付して送信予約し、再接続後に自動送信する機能も提供されています。企業環境では管理者がポリシーで有効・無効を制御できます。

手順1.OneDriveにファイルをアップロードする

ここでは、ブラウザからOneDriveにアップロードして共有リンクを取得する基本手順を紹介します。すでにOneDriveにファイルが保存されている場合は、手順2に進んでください。

ブラウザからOneDriveにアクセスし、Microsoftアカウントでログインします。

OneDriveが開きました。

送付したいファイルが保存されているフォルダーを開き、ファイルをOneDriveの画面へドラッグ＆ドロップします。アップロードが完了すると、［自分のファイル］に表示されます。

手順2.OneDriveのリンクを取得する

共有するファイルにチェックを入れます。

［共有］ボタンをクリックします。

リンクのコピーにある共有設定をクリックします。

共有の設定画面が開きます。

セキュリティを重視する場合は、［特定のユーザー］を選びましょう。［すべてのユーザー］を選ぶと、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるため、社外秘資料や個人情報を含むファイルには不向きです。

［特定のユーザー］を選択した場合は、共有したい相手のメールアドレスを入力します。GmailなどMicrosoft以外のメールアドレスにもアクセス許可を与えられます。

共有相手に編集を許可するかを選択します。閲覧だけでよい場合は、［表示可能］を選択しましょう。Microsoft 365のプランによっては、共有期限やパスワードを設定できます。設定できたら［適用］をクリックします。

共有リンクが作成されました。［コピー］をクリックし、メールの作成画面を開きます。

本文に共有リンクを貼り付け、必要な説明を添えて送信します。取引先に送る場合は、リンクの有効期限、閲覧権限、ダウンロード可否を事前に確認しておくと安心です。

手順3.受信者がOneDriveのファイルを閲覧・ダウンロードする方法

受信者は、メール本文に記載されたリンクをクリックします。

別のタブでファイルが開きます。ファイルを保存する場合は、［ダウンロード］をクリックします。

共有を許可されていないアカウントでアクセスすると、ログインを求められ、ファイルを開けません。

③画像サイズを小さくして送る

画像ファイルが大きい場合は、Windowsの標準アプリでサイズを小さくできます。作業前に、念のため元ファイルをコピーしてバックアップを作っておきましょう。

画像ファイルを右クリックし、［プログラムから開く］、［フォト］の順に選択します。

Windowsフォトで画像が開いたら、画像の上で右クリックし、［画像のサイズ変更］を選択します。

サイズを小さくする方法は主に2つあります。

• 画像の縦横サイズを小さくする
• 画像の品質を下げてファイルサイズを小さくする

画像の大きさを変更する場合は、ピクセル値を指定するか、何％縮小するかを選択します。例として50％に縮小すると、ファイルサイズを大きく減らせることがあります。問題がなければ［保存］をクリックします。

画像の大きさは変えずにファイルサイズを小さくしたい場合は、品質を調整します。品質を下げるほどファイルサイズは小さくなりますが、画質も低下します。用途に合わせて調整しましょう。

Outlookで添付ファイルが送れないときの原因

添付ファイル付きメールが送れない原因は、ファイルサイズ以外にもあります。主な原因を確認しましょう。

1. ファイルサイズの制限
   添付ファイルを含めたメール全体のサイズが、送信側または受信側の制限を超えている場合、送信できない、または相手に届かないことがあります。10〜15MBを超える場合はクラウド共有を検討しましょう。
2. ファイル形式の制限
   ウイルス対策のため、実行ファイルやスクリプトファイルなどはブロックされることがあります。Outlookでは、.app、.bat、.cmd、.exe、.lnk、.urlなどの拡張子が制限される場合があります。
3. パスワード付き・暗号化ファイルの制限
   PPAP廃止の流れにより、パスワード付きZIPや暗号化ファイルを受信側で削除・拒否する企業が増えています。メール本文だけ届き、添付ファイルだけ消えるケースもあります。
4. ネットワーク接続に問題がある
   インターネット接続が不安定な場合、添付ファイルのアップロードや送信に失敗することがあります。通信環境を確認してください。
5. セキュリティ対策による制限
   会社のメールゲートウェイ、ファイアウォール、アンチウイルスソフトなどが、添付ファイル送信を制限している可能性があります。
6. メールボックス容量またはOneDrive容量が不足している
   個人向けOutlook.comでは、OneDrive容量の不足が添付ファイルの送受信に影響することがあります。企業向け環境では、メールボックス容量の上限に達していないか確認しましょう。
7. メールサービスの一時的な不具合
   OutlookやMicrosoft 365側で障害が発生している場合があります。Microsoft 365 Statusなどの公式情報を確認し、復旧を待ちましょう。

Outlookで添付ファイル付きメールが送れないときの対処法

原因が分からない場合は、次の順番で確認すると切り分けやすくなります。

• ファイルサイズを10〜15MB以内にする
• パスワード付きZIPではなく、OneDriveの共有リンクに変更する
• Outlookのメールボックス容量を確認する
• OneDriveの空き容量とごみ箱を確認する
• 相手先に添付ファイルの受信制限がないか確認する
• Web版Outlookから送信を試す

デスクトップアプリ版Outlookで送信できない場合でも、Web版Outlookから送ると改善することがあります。

Web版のOutlookにアクセスします。

［サインイン］をクリックします。

メールが送れなかったアカウントでログインします。

Outlookが開きます。［下書き］に送信しようとしたメールが残っている場合は、そこから送信を試してください。下書きに見つからない場合は、自分宛てにテストメールを作成し、送信できるか確認しましょう。

それでも送信できない場合は、添付ファイルを外して本文だけ送れるか、OneDrive共有リンクなら送れるかを試すと、原因を特定しやすくなります。

Outlookの容量不足を防ぐ運用のポイント

Outlookのメールボックス容量がいっぱいになるのを防ぐには、日頃の運用も重要です。

• 大容量の添付ファイル付きメールを定期的に整理する
• 削除済みアイテムと迷惑メールフォルダーを空にする
• 個人向けOutlook.comではOneDriveの不要ファイルとごみ箱も整理する
• 10〜15MBを超えるファイルはメール添付ではなくクラウド共有にする
• パスワード付きZIPによるPPAP運用は避ける
• 取引先の受信ポリシーを事前に確認する

Google Workspace Enterprise PlusではGmailの添付ファイル送信上限が50MB、受信上限が70MBに拡大されるなど、一部では上限拡大の動きもあります。ただし、これは対象プランや管理者設定に依存します。一般的なメール環境では引き続き20〜25MB前後の制限が多く、受信側の上限が低ければそちらに合わせる必要があります。

そのため、上限が増えたからといって大きなファイルをそのまま添付するのではなく、実務ではクラウド共有リンクを使う方が安全です。

Outlookでファイルを送るときは容量と共有方法に注意しましょう

Outlookでメールが送れない、受信できない、添付ファイルが開けないときは、メールボックス容量だけでなくOneDrive容量、添付ファイルサイズ、相手先の受信制限を確認しましょう。

特に個人向けOutlook.comでは、OneDriveの無料枠5GBが添付ファイルの利用に影響します。不要なデータやごみ箱を整理し、必要に応じて容量追加を検討してください。

また、2026年現在はPPAP廃止と添付ファイル制限の流れが強まっています。パスワード付きZIPや大容量添付は、相手に届かないリスクがあります。重要なファイルや大きなファイルは、OneDriveなどのクラウドストレージで共有し、アクセス権限や有効期限を設定して安全に送るのがおすすめです。

• メールボックスやOneDriveの容量を圧迫しにくい
• 大容量ファイルを共有しやすい
• 相手と共同編集できる
• ダウンロードせずに閲覧できる
• アクセス権限や有効期限を管理できる
• PPAPや受信ブロックのリスクを減らせる

Outlookの容量不足対策としても、ファイル共有の安全性を高める方法としても、クラウドストレージを積極的に活用しましょう。