Outlookでフォントを設定する方法を解説！おすすめのフォントや機能も解説

Outlookでメールを作成するたびに、フォントや文字サイズを変更していませんか。

よく使うフォントを既定値として設定しておけば、メール作成の手間を減らせるほか、社内外に送るメールの見た目もそろえやすくなります。

ただし、Outlookには新しいOutlook（new Outlook for Windows）と従来のOutlook（classic Outlook for Windows）があり、設定画面や使える機能に違いがあります。new Outlookでは機能拡張が進み、Quick Partsやメールテンプレート、PST、共有メールボックスのアーカイブなどへの対応が進んでいます。一方で、業務で必要な機能や既存の運用資産によってはclassic Outlookが適する場合もあるため、部署や業務内容に応じて利用するクライアントを判断することが大切です。

この記事では、Outlookでデフォルトのフォントを設定する方法、ビジネスメールにおすすめのフォントと文字サイズ、フォントが反映されないときの確認ポイント、あわせて活用したい定型文機能を解説します。

Outlookのデフォルトのフォントを設定する方法

Outlookのデフォルトフォントを設定する手順は、使用しているOutlookの種類によって異なります。new Outlook、classic Outlook、Web版Outlookでは画面構成や対応機能が異なるため、まず自分がどのOutlookを使っているか確認しましょう。

企業で標準化する場合は、フォント設定だけで判断しないことも重要です。PSTファイル、共有メールボックス、オンラインアーカイブ、アドイン、署名、Quick Parts、メールテンプレートなど、日常業務で必要な機能を洗い出したうえで、部署ごとに検証すると移行後のトラブルを抑えられます。

新しいOutlook（new Outlook）の場合

new Outlookでは、classic Outlookのように「ファイル」タブから設定するのではなく、画面右上の設定メニューからフォントを変更します。

1. 画面右上の「設定（歯車アイコン）」をクリックします。
2. 左側のメニューから「メール」を開き、「作成と返信」を選択します。
3. 「メッセージ形式」の項目を確認します。
4. HTML形式のフォント設定バーで、フォント、サイズ、色などを選択します。
5. 設定後、「保存」をクリックします。

new Outlookは継続的に更新されるため、画面表示や設定項目の名称が変わることがあります。社内マニュアルを作成する場合は、手順の確認日を記載し、WindowsやOutlookの更新後に見直す運用にしておくと安心です。

従来のOutlook（classic Outlook）の場合

従来のインストール版Outlookでは、オプション画面から既定のフォントを設定します。

Outlookアプリを開き、画面左上の「ファイル」タブを選択します。

次に、画面左下の「オプション」を選択します。

「メール」カテゴリーの中から、「ひな形およびフォント」を選択します。

「ひな形」タブを選択し、「新しいメッセージ」または「返信/転送メッセージ」の下にある「文字書式」を選択します。

「フォント」タブの「日本語用のフォント」のプルダウンから、設定したいフォントを選択します。

この画面では、フォントサイズ、色、スタイルなどもあわせて設定できます。よく使う書式をまとめて設定しておくと、メール作成のたびに変更する手間を減らせます。

続いて「英数字用のフォント」のプルダウンから、英数字に使用するフォントを選択します。

日本語と同じフォントで統一したい場合は、「日本語用と同じフォント」を選択してください。最後に「OK」をクリックすれば設定は完了です。

classic Outlookでも、WindowsやOfficeの更新後に画面表示や挙動が変わることがあります。特にPOPやPSTを利用するプロファイルでは、更新後にメールの表示や動作を確認する運用をおすすめします。

Outlookのおすすめのフォントや文字サイズを紹介

メールの見え方は、PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスや、受信側のメールソフトによって変わります。送信者が指定したフォントが、相手にも完全に同じ形で表示されるとは限りません。

そのため、ビジネスメールでは「自分の環境で美しく見えるフォント」よりも、「多くの環境で読みやすく、崩れにくいフォント」を選ぶことが大切です。

Outlookおすすめのフォント

ビジネスメールでは、視認性の高いサンセリフ体、日本語ではゴシック体を選ぶのがおすすめです。特に日本語メールでは、以下のようなフォントが実務で使いやすいでしょう。

1つ目は、「BIZ UDPゴシック」です。ユニバーサルデザイン（UD）フォントとして設計されており、文字を判別しやすく、読み間違いを防ぎやすい特徴があります。社内外のメールで可読性を重視したい場合に向いています。

2つ目は、「Meiryo UI」です。Windows環境でなじみがあり、画面上でも見やすいフォントです。太字にした際も視認しやすく、見出しや重要な語句を強調したい場合にも使いやすいでしょう。

3つ目は、「游ゴシック」です。すっきりとした印象を与えやすい一方、環境によっては線が細く見えることがあります。読みづらいと感じる場合は、文字サイズを上げる、必要な箇所だけ太字にするなどの調整を行いましょう。

Microsoft Office製品全体の既定フォントは、「Calibri」から「Aptos」へ変更されています。Aptosは新しい標準フォントですが、メールでは受信側のOS、メールソフト、インストール済みフォントによって別のフォントに置き換えられる場合があります。Aptosを指定すれば相手にも同じ見た目で届く、というわけではありません。

社外向けメールでは、BIZ UDPゴシック、Meiryo UI、游ゴシックなど、日本語で読みやすいゴシック系を基本にし、特殊なフォントや過度な装飾は避けるとよいでしょう。社内で書式を統一するなら、日本語本文、英数字、署名のそれぞれについて推奨フォントを決めておくと運用しやすくなります。

Outlookおすすめのフォントサイズ

Outlookでは、既定の文字サイズとして10〜11pt程度が設定されていることがあります。

ビジネスメールでは、読み手の年齢、閲覧デバイス、画面解像度、スマートフォンでの表示などを考慮し、11〜12pt程度を目安にすると読みやすくなります。

文字サイズだけでなく、行間や余白も読みやすさに影響します。1文を短くする、段落を適度に分ける、箇条書きを使うなど、フォント以外の工夫もあわせて行いましょう。社内テンプレートや署名も同じ基準で整えておくと、メール全体の印象を統一できます。

Outlookのフォント設定で注意する点

特殊なフォントは受信相手に反映されない可能性がある

Outlookで選べるフォントであっても、受信相手のメールソフトや端末に同じフォントが入っているとは限りません。

たとえば、Gmailなどの他社メールサービスでは、利用できるフォントや書式設定が限定されています。送信者側で独自のフォントを指定しても、受信側では別の標準フォントに置き換えられることがあります。

そのため、社外宛メールでは「指定したフォントを必ず再現する」ことを前提にしないほうが安全です。一般的で読みやすいゴシック系フォントを選び、色、文字サイズ、装飾を最小限に抑えると、相手の環境に左右されにくくなります。

スマートフォンでの閲覧・送信時の注意点

Outlook for iOS/Androidで利用できる書式設定は、PC版よりも限定されています。利用できる主な書式は、太字、斜体、下線、リンク、3種類のフォントスタイル、箇条書き・番号付きリストです。

つまり、スマートフォン版Outlookでは、PC版と同じような細かなフォント制御は期待しないほうがよいでしょう。また、閲覧時の文字サイズは端末側のアクセシビリティ設定の影響を受ける場合があります。外出先から返信する場合は、見た目を整えることよりも、内容が正確に伝わることを優先してください。

モバイル返信が多い組織では、「短い文章にする」「要点は箇条書きにする」「署名を短くする」「モバイルでは本文フォントを細かく変更しない」といったルールを設けると、表示崩れや見た目のばらつきを減らせます。

書式設定が「テキスト形式」になっていると書式変更できない

Outlookでフォントを変更したのに反映されない場合、メッセージ形式が「テキスト形式（プレーンテキスト）」になっている可能性があります。

テキスト形式は互換性が高く、容量も小さいため、セキュリティや運用ポリシーの都合で使われることがあります。一方で、フォントの変更、太字や色の設定、画像の挿入などの装飾はできません。

フォントを指定したい場合は、作成形式が「HTML形式」になっているか確認しましょう。社内ポリシーでプレーンテキストが指定されている場合は、個人の設定だけでは変更できないこともあります。

文字が小さい・反映されないときはズームも確認する

「フォントを変えたのに見た目が変わらない」「文字が急に小さく見える」という場合、原因がフォント設定ではなく、画面のズーム倍率にあることもあります。

作成画面、閲覧ペイン、Web版Outlookを利用している場合のブラウザ拡大率などが100%以外になっていると、フォントサイズを変更していないのに表示だけが大きく、または小さく見えることがあります。

トラブルを切り分けるときは、まずメッセージ形式がHTMLかテキスト形式かを確認し、次に画面やブラウザのズーム倍率を確認し、最後にフォント設定を見直すと効率的です。WindowsやOffice、Outlookの更新後に見え方が変わった場合も、この順番で確認すると原因を見つけやすくなります。

フォント設定と合わせて知りたい、Outlookの便利機能

デフォルトのフォント設定とあわせて活用したい機能に、「Quick Parts（クイックパーツ）」とメールテンプレートがあります。よく使う挨拶文、案内文、依頼文などを保存しておけば、少ない入力で定型文を挿入できます。

Quick Partsは、以前はclassic Outlook中心の機能と考えられていましたが、現在はnew Outlookでも利用できるようになっています。new Outlookではメールテンプレートの保存・読み込みも可能になっているため、定型文運用を理由に一律でclassic Outlookを選ぶ必要はありません。

ただし、既存の定型文資産の保存方法や、部門で必要とするテンプレート機能、署名、CRM・SFAとの連携状況によって、移行のしやすさは異なります。new Outlookへの切り替えを検討する際は、フォント設定に加え、Quick Parts、テンプレート、PST、共有メールボックス、アーカイブをまとめて確認しましょう。

ここでは、classic Outlookでクイックパーツを登録する手順を紹介します。

まず、新規メールを作成し、定型文として登録したい文章を入力します。

次に、その定型文を選択した状態で、「挿入」タブの画面右上にある3つの点をクリックします。すると、機能の一覧が表示されます。

一覧の中から「クイックパーツ」を選択し、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。

登録画面が表示されたら、名前や分類を確認し、「OK」をクリックすれば完了です。

たとえば「いつもお世話」と入力するだけで、登録した挨拶文を候補として呼び出せるようになります。名前は自由に変更できるため、「挨拶」「自己紹介」「見積送付」など、内容がわかりやすい名称にしておくとさらに効率的です。

Outlookフォント設定のまとめ

Outlookのデフォルトフォントを設定しておくと、メール作成のたびにフォントや文字サイズを変更する手間を減らせます。new Outlookでは設定画面の「メール」から、classic Outlookでは「ファイル」タブのオプションから設定できます。

Outlookのクライアントを選ぶ際は、フォントだけでなく、Quick Partsやメールテンプレート、署名、PST、共有メールボックス、アーカイブなど、業務に必要な機能を確認することが重要です。new OutlookではQuick Partsとメールテンプレートが利用可能になっており、定型文を多用する部署でも移行を検討しやすくなっています。

フォントは、BIZ UDPゴシック、Meiryo UI、游ゴシックなど、日本語で読みやすいゴシック系を中心に選ぶのがおすすめです。Officeの既定フォントはAptosですが、メールは受信側の環境でフォントが置き換わることがあります。社外メールでは、標準的で崩れにくいフォントを選び、文字サイズは11〜12pt程度を目安にしましょう。

フォントが反映されない場合は、メッセージ形式がHTMLかどうか、画面やブラウザのズーム倍率、OutlookやWindowsの更新影響を順に確認してください。モバイル版Outlookでは書式が限られるため、短文、段落分け、箇条書きを意識することも大切です。フォント設定と定型文機能を適切に組み合わせることで、読みやすく効率的なメール作成につながります。