Calendlyが便利！たった1分で日程調整できる無料の使い方とは-Jicoo

日常的にメールや電話などで日程調整をしていると、この作業をもっと効率化できないかな？と思うことはないでしょうか。

今回は、日程調整ツールの代表格であるCalendlyの使い方についてご紹介します。海外ツールのため公式インターフェースは英語のみですが、ブラウザの自動翻訳機能や設定の工夫を使えば日本語環境でも大きな支障なく簡単に始めることができますので、ぜひこの機会にCalendlyの最新機能をチェックしてみてください。

まず知りたい2,000万人以上が使っているCalendly（カレンドリー）とは何？

そもそもCalendly（カレンドリー）とは何かご存知ない方も多いと思います。公式のユーザーインターフェースは英語のみですが、世界中で広く使われている標準的なツールです。

規模感で言うと、Calendlyは世界で2,000万超のビジネスユーザーが利用しており、Fortune 500企業の86%が導入しているグローバルで圧倒的なシェア（オンライン日程調整ツール市場の約32%）を誇る日程調整ツールです。日程調整だけでなく、AIによる会議の効率化機能なども次々と実装されています。

しかも、無料でも会員登録をすればすぐに利用を開始でき、以前は有料だった高度な機能も一部無料で使えるようになっています。

Calendlyでは、Google カレンダー、Outlook、 iCloudカレンダーなどと連携をすれば、空き日程を自動で抽出し、ダブルブッキングを防ぎながら日程調整を始めることができます。

すぐに使えるCalendlyでおこなう日程調整とは

Calendlyの会員登録をおこなうと「15 Minute Meeting」「30 Minute Meeting」「60 Minute Meeting」といった基本的な「Event Types」があらかじめ用意されています。

それぞれ編集可能となっており、イベント名や質問項目は自由にカスタマイズできます。名称や説明文を日本語で入力しておくことで、ゲストへの案内を日本語化して運用することも可能です。「Copy Link」でURLを取得すればすぐに開始することができます。

ゲストは表示されているカレンダーの空き日程を元に、都合の良い日時を選択します。画面のように「Confirm」で次の画面に進みます。操作自体は直感的ですが、最近のブラウザであれば右クリックで「日本語に翻訳」を選択することで、ゲスト側もよりスムーズに操作可能です。

詳細情報を入力する画面で、お名前やメールアドレスのほか、「ご用件」など事前に追加した日本語の質問項目への回答を入力してもらいます。

スケジュールが確定します。２ステップでホストとゲストの予定が確定し、また、同時にメールでその内容が送信されています。今まではメールで何往復もしていた作業がたったこれだけのステップで完了します。

もっと活用しようCalendlyの特徴について

Google 、Micorosoft、 Appleのカレンダー連携が可能

Calendlyはお使いのカレンダーと連携することが可能です。

既に予定が入っている場合には、候補日時としての表示はされません。さらに、1日の予約件数の上限設定や、連続する会議の間にバッファ（休憩時間）を自動挿入する機能、海外とのやり取りに便利なタイムゾーンの自動変換機能も備わっており、過剰な予定の詰め込みを防いで生産性を守ることができます。

Zoom連携とAIアシスタント機能（Notetaker）

Calendlyでは、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetとの連携が可能です。

「Integrations」からZoomを選択して連携し、「Event type」の編集の際に「Location」でZoomを選択します。

これにより、日程が確定すると同時にZoomのURLが自動発行されます。さらに最近では、会議内容を自動で記録・要約するAI機能「Notetaker」がベータ版として提供されており、オンライン会議の議事録作成やアクションアイテムの抽出といった前後の作業も効率化できるようになっています。

リマインドや欠席フォローを自動化（Workflows）

Calendlyを使えば、今までのように前日にリマインドメールを手動で送る必要がありません。

Workflows機能を使えば、事前の確認メール配信設定が可能です。さらに、ゲストが当日欠席した際に自動でリスケジュールを案内する「No-Show」のフォローアップ機能なども追加されており、ホストの手間を大幅に省きます。文面についてもカスタマイズが可能です（※有料プランで利用可能）。

Slackやオンライン決済、CRM等の各種連携

周辺ツールとの強力な連携もCalendlyの魅力です。例えばSlack連携では、予約が入った際に自動でチャンネルへ通知を飛ばすことができます。また、Standardプラン以上であれば、StripeやPayPalと連携して予約と同時に料金のオンライン決済を受け付けることも可能です。HubSpotやMailchimpなどのマーケティング・CRMツールとも標準連携でき、業務プロセス全体を自動化できます。

ページへのエンベット

「Event Type」の項目の中から、「Share」を選択します。

「Add to Website」を選択して、希望のスタイルを選びます。

WEBサイトに表示したい形式を選択すると、エンベットコードが表示をされます。このエンベットコードを指定のページに記載するだけで、Calendlyの日程調整がそのページでできるようになります。

これは便利 Calendlyの豊富な日程調整パターン

チーム調整や投票機能（Meeting Polls）が便利

Calendlyでは、日程調整をするシチュエーションに応じて、「Event Type」の設定を選択することができます。

1対1からチームでの調整や、セミナーなどの複数人での日程調整をすることが可能です。

特に注目なのが「Meeting Polls（日程投票）」機能です。これは複数の候補日時を提示し、参加者に多数決で日時を決めてもらう機能です。5〜10人規模のミーティングにおいて、社外の参加者を含めた日程調整のやり取りを最小限に抑えられ、現在は無料プランでも利用可能になっています。

まず、1対1の日程調整から始めていただき、必要に応じて投票機能なども試してみるのが良いでしょう。

まずは無料で開始 Calendlyの料金プランについて

Calendlyは無料で使い始めることが可能です。

会員登録さえ済ませれば、すぐに1対1の日程調整や投票機能を作成することができます。

あらかじめ用意をしてある「Event Type」をアレンジして、URLを発行すれば、その日からゲストと日程調整を開始できます。

会員登録をすると14日間の無料トライアルとしてTeamsプラン相当の機能を利用できます。

無料プラン（Free）

Calendlyの無料プランは、作成できるEvent Typeが1つに限られますが、主に以下の機能が利用可能です。

• カレンダー連携（1つまで）
• 1対1のEvent Type作成
• Meeting Polls（日程投票機能）
• ページへのエンベット
• Zoom/Teams/Google Meet連携

有料プラン（Standard / Teams）

CalendlyのStandardプランは月額10ドル、Teamsプランは月額16ドルとなっています（年払いの場合）。プランを変更すると、連携できるカレンダー数や機能が増え、チーム利用に最適化されます。主な追加機能は下記となっています。

• 無制限のEvent Type作成
• Workflows（リマインドメールや欠席フォロー等の自動化）
• Routing Forms（事前質問による担当者振り分け）
• Stripe/PayPalオンライン決済連携（Standardプラン以上）
• HubSpot連携（Standardプラン以上）やSalesforce連携（Teamsプラン以上）
• チームでの日程調整（ラウンドロビン等）

なお、Calendlyは海外サービスのため、日本国内のインボイス制度（適格請求書）には未対応の場合があります。法人利用で経費処理が必要な場合は、事前に自社の経理担当へ確認するか、クレジットカード明細の提出で代替するなどの対応が必要です。請求書対応に不安がある場合は、国内商習慣に完全対応したツール（Jicooなど）との併用も検討すると良いでしょう。

料金ページにて各プランの機能を確認することができます。Calendly料金ページはこちら

利用シーンを理解すれば、Calendlyはもっと活用できます

社外とのミーティングや、1 on 1、また採用面接などCalendlyを使えば、さまざまなシーンに対応をすることができます。

最近では「Routing Forms」という機能を使い、Webサイト上の問い合わせフォーム回答内容に応じて、適切な営業担当者のカレンダーを自動で表示させるといった高度な使い方も増えています。

これにより、メールの往復をなくすだけでなく、見込み顧客を待たせずに即座に初回商談を設定し、機会損失を防ぐことが可能です。

Calendlyを利用すれば、日程調整を含め、ミーティングや打ち合わせに必要な情報を一元管理することができます。

仕事を効率化するCalendlyのもたらすものとは

ご紹介をしたようにCalendlyを使えば、今まで日程調整にかかっていた単純作業の時間は大きく効率化して、軽減をすることができます。

結果として、本質的な業務に集中できる環境をつくることができます。

また、カレンダー連携によりスケジュールを管理することになるため、こまめに作業時間なども含めて、カレンダーに予定を入れていく習慣がつきます。1日の予約上限やバッファ時間を自動で設ける機能で、生産性を守る使い方も可能です。

AI機能も進化しており、今まで可視化できていなかった作業量やミーティングの時間を定量化し、さらなる生産性向上につなげることも期待できます。

仕事のスタイルが変化することも含めて、Calendlyを活用することができます。

まとめ

Calendlyは、世界で2,000万人以上のビジネスパーソンに利用されるグローバルスタンダードな日程調整ツールです。今回ご紹介した内容を押さえれば、すぐに使い始めることができます。

また、無料会員であっても、多数決で予定を決める投票機能（Meeting Polls）を含め使える機能は豊富です。

「公式が日本語対応していない」という点に不安がある方も多いと思いますが、イベント説明や質問項目を日本語で設定し、ブラウザの翻訳ツールなどを案内すれば運用に大きな支障はありません。

もし「インボイス制度に対応した領収書がどうしても必要」「顧客向けには完全な日本語UIを提供したい」という場合は、国産ツールのJicooなども選択肢に入りますが、まずは日程調整から会議前後のフォローアップまでを一元化する世界的なトレンドを知る意味でも、Calendlyの利用を試してみてはいかがでしょうか。

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