【図解】Outlook署名の設定方法｜PC・スマホ・Web版それぞれの作り方を解説

メールに署名を入れることのメリット

• 郵便番号や住所を載せておけば、名刺などを確認しなくても住所が分かる
• メールアドレスを載せておけば、リンクをクリックするだけで差出人にメールが送れる
• 電話番号を載せておけば、すぐに電話をかけることができる
• アドレス帳に登録する手間を省くことができる、アドレス帳への登録がコピペで済む
• 正しい名前（漢字）が確認できるため、失礼のないように配慮できる

このように、様々なメリットがある署名を利用しない手はありません。
署名を手入力・手貼りしていると、日々の積み重ねで大きな時間ロスになります。一度設定してOutlookの自動挿入機能を使えば、そうした無駄を省き大幅な業務効率化につながります。

この記事では、

• デスクトップ版Outlook（パソコンにインストールされているOutlook）
• ウェブ版Outlook（インターネットブラウザで使うOutlook）
• スマホ版Outlook（スマホアプリのOutlook）

それぞれの署名の作り方、編集、削除、複数の署名を使い分ける方法から最新のビジネストレンドまで、初心者にも分かりやすく解説します。

メール署名とは

メール署名とは、電子メールの最後に差出人の所属や名前、連絡先などを記載したものを指します。

ビジネスシーンにおいて、メールの署名はいわばデジタルの「名刺」のような役割を果たします。マナーとして署名を入れることで、受信者と円滑に情報を共有することができます。

署名には、
氏名、会社名、所属、会社住所、電話番号、メールアドレスなどを記載しましょう。

かつては「差出人の身元証明」と言われることもありましたが、テキスト形式の署名自体は誰でも自由に記載できるため、これ単体ではなりすまし防止などの技術的な本人証明にはなりません。確実な証明には電子証明書を用いたデジタル署名が必要です。ただし近年は、DMARCなどのメール認証技術と併せて「BIMI（Brand Indicators for Message Identification）」を導入する企業が急増しています。2023年以降、Google、Yahoo、Amazonなどの主要プロバイダが対応を進めており、受信トレイに認証済みの公式ブランドロゴを表示させることで、なりすましではない正規メールとしての信頼性をアピールする今後の標準セキュリティ技術になりつつあります。

また近年では、「署名がない＝無礼」と決めつけるのではなく、社内メールなど状況に応じて署名を省略・簡略化する企業も増えています。やり取りが続くスレッドではフル署名を毎回付けると冗長でスマホでも読みづらくなるため、新規用（フル署名）と返信・転送用（簡略化）といった用途に応じた複数テンプレートの使い分けがプロのスタンダードとして推奨されています。あわせて、画像やQRコードを署名に入れる場合は、受信環境で画像がブロックされるケースに備え、必須の連絡先をテキストでも必ず併記するといった社内ガイドラインを設けておくことが重要です。

コピペで使える署名テンプレート

一般的な署名のテンプレートをご紹介します。
近年はデジタル化に伴い、FAX番号を署名から外し、自社サイトURLやSNSアカウント、最新の広報・キャンペーン情報を含めるなど、シンプルで実用的な構成にするのがトレンドです。コピーしてご利用ください。

*************************************
［会社名］
○部　〇課
［氏名］
〒○-○
［住所］
Tel：〇-○-○
Email：〇@〇
会社HP：https://
X (旧Twitter)：@〇〇〇〇
*************************************

または、

────────────────────────
［会社名］https://
────────────────────────
○部　〇課
［氏名］
〒○-○
［住所］
Tel：〇-○-○
Email：〇@〇

＼ 開催予定のイベント情報はこちら ／
https://...
────────────────────────

社内メール・返信向けの省略型テンプレート

部署内での短いやり取りや、継続しているメールスレッドの返信では、毎回フル署名を付けると煩雑になってしまいます。そのため、社内や返信・転送向けには名前や所属のみのシンプルな署名を使う運用がおすすめです。

────────────────────────
○部　〇課
［氏名］内線：〇〇
────────────────────────

デスクトップ版Outlookで署名を作成する方法

パソコンにインストールされているタイプのOutlookで署名を作成する方法です。

※近年のMicrosoft 365の機能により「クラウド署名同期（Roaming Signatures）」が導入され、PCで設定した署名が別のPCやWeb版にも自動で同期・適用されるようになり、一元管理が容易になっています。
また、2026年3月のアップデートにより「新しいOutlook for Windows」では署名設定のUIが再設計されました。複数アカウントの一元管理や、オフライン環境下での署名の作成・保存にも対応しています。新しいOutlookを利用している場合は、画面右上の歯車アイコン（設定）から［アカウント］＞［署名］と進み、後述の「ウェブ版Outlook」とほぼ同じ手順で設定を行ってください。
現在、従来の「クラシック版」デスクトップアプリを利用している場合は、以下の手順に沿って設定してください。

【注意：レイアウト崩れについて】
2025年末以降のOutlookバージョンにおいて、署名内に「表（テーブル）」や「罫線」を使用するとレイアウトが崩れる不具合が報告されています（Wordレンダリングエンジンの仕様変更による影響）。これを回避するため、表の幅を固定値で指定するか、罫線を多用しないシンプルなテキストベースのレイアウトに変更することをおすすめします。

デスクトップ版Outlook（クラシック版）を開いてください。

［新しいメール］をクリックし、新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

署名とひな型が開きました。
［新規作成］をクリックしましょう。

署名の名前を入力し、［OK］します。
署名の名前は内容が分かるものにしましょう。

署名の編集に署名を入力します。
テンプレートをコピー＆ペーストする場合は、ここに貼り付けます。

署名を挿入するタイミングを設定します。

• 新しいメッセージ…新規メール作成時に挿入する署名を選択
• 返信/転送…返信、転送時に挿入する署名を選択

署名を入れない場合は、［（なし）］を選択してください。

設定が完了したら［保存］をクリックし、［OK］で署名とひな型を閉じます。

メール作成画面を閉じ、もう一度新規作成を開くと、署名が挿入されます。

署名を編集する

作成した署名の内容を変更する方法です。

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

署名を編集します。
編集が完了したら、［保存］し、［OK］で閉じます。

署名を削除する

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

削除する署名を選択して、［削除］をクリックします。

［はい］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

追加で署名を登録する方法、セットする署名を切り替える方法を説明します。

まず、追加の署名を登録しましょう。

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

新規作成時と同様に、署名の名前を入力し、署名を作成します。
［保存］をクリックして［OK］で閉じます。

画像の設定だと、新規メール作成時は「取引先用」の署名が挿入されます。
社内用を利用するには、署名を切り替える必要があります。

［新しいメール］をクリックして新規作成を開きます。

「取引先用」の署名がセットされているので、「社内用」に変更します。

［署名］をクリックし、変更する署名「社内用」をクリックして選択してください。

署名が「取引先用」から「社内用」に入れ替わりました。

ウェブ版Outlookで署名を作成する方法

ウェブ版Outlookとは、EdgeやChromeで使えるOutlookを指します。「新しいOutlook for Windows」でも同様の画面・手順で設定が可能です。

Outlook.comを開き、ログインします。

画面左上にある歯車マーク［設定］をクリックします。

設定の検索枠に「署名」と入力します。

［メールの署名］をクリックします。

［＋新しい署名］をクリックしてください。

［署名の編集］に署名の名前を入力します。
署名の名前に日本語は使えません。英数字で入力してください。

署名の名前の下にある枠に、署名を作成します。
［保存］をします。

署名作成枠の下に、「既定の署名を選択」メニューがあります。

• 新規メッセージ作成用…新規メールの時にどの署名をセットするか選択
• 返信/転送用…返信、転送メールの時にどの署名をセットするか選択

設定したら［保存］をクリック、次に［×］で設定を閉じます。

署名を編集する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。
［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

署名を編集し、［保存］をクリックします。

設定画面を［×］で閉じます。

署名を削除する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。
［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

削除する署名を表示し、［削除］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

追加の署名を作成します。

署名設定画面を開き、［＋新しい署名］をクリックします。

［署名の編集］に署名の名前を入力します。
署名の名前に日本語は使えません。英数字で入力してください。

署名を入力します。
［保存］し、設定を［×］で閉じます。

新規メール作成画面を開きます。

最初にセットされていた署名を消します。

［挿入タブ］をクリックします。
［署名］を開き、セットする署名をクリックしてください。

署名がセットされました。

スマホ版Outlookで署名を作成する方法

【注意：スマホ版の署名同期について】
スマホ版Outlookの署名はクラウド同期の対象外であり、「デバイス固有」の設定として扱われます。そのため、PC版やWeb版と同じ署名をスマホでも使用したい場合は、PCから一度自分宛てに署名入りのメールを送信し、スマホ側でそのメールを開いて署名テキストをコピー＆ペーストして設定する手順が必要です。

スマホのOutlookアプリを開きます。

画面左上にある［Outlookアイコン］をタップします。

歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューを下にスクロールして［署名］を探します。
［署名］をタップして開いてください。

初期値は「Get Outlook for Android(iPhone)」等の文言がセットされています。

この初期文言をタップして編集状態にし、消去します。

必要に応じてPCから送った署名を貼り付けるなどして作成してください。
［チェックマーク］をタップして保存します。

新規メールには自動で署名がセットされます。

署名を編集する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューから［署名］をタップして開いてください。

署名を編集します。
編集が完了したら、［チェックマーク］をクリックして保存します。

署名を削除する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューから［署名］をタップして開きます。

入力されている署名をすべて消去し、［チェックマーク］をタップして保存します。

複数の署名を使い分ける

以前のスマホ版Outlookアプリは全アカウント共通の署名しか設定できない仕様でしたが、アップデートにより現在はアカウントごとに異なる署名を設定できるよう改良されています。

個人用・仕事用など複数のアカウントを登録している場合は、設定の署名画面で各アカウントを選択し、それぞれに適切な署名を個別に設定して自動挿入させることが可能です。用途に応じて設定しておけば、スマホからのメール送信もスムーズに行えます。

【参考】海外・最新の署名トレンドと活用法

メール署名の活用方法は、国際的にも多様化・高度化しています。グローバルな取引がある場合や、最新の手法を取り入れたい場合は以下のトレンドも意識しておくと良いでしょう。

• ミニマル志向とCTA（行動喚起）の重視：海外では「署名は名刺ではなくメールのフッター」と捉えられ、情報を極力絞るミニマルなデザインが主流です。特に営業やコンサル部門では、自社サイトへのリンクを省き、Calendly等の「日程調整用リンク」を唯一のCTA（例："Book 30 min →"）として配置することで、コンバージョンを最大化するアプローチがトレンドになっています。
• プロモバナーの差し込みと動的コンテンツ：署名本体の下部に細長いプロモーションバナー（新製品やイベント告知など）を配置し、マーケティングチャネルとして活用する企業が増えています。一方で、目を引くためのGIFアニメーション等の利用は、「ファイルサイズ80KB以下」「ループ最大2回まで」「最初のコマで内容が伝わること」など、受信者の負荷にならない控えめな演出に留めるルールが普及しています。
• 署名管理の中央一元化とパーソナライズ：大企業を中心に、Exclaimerなどの専用ソリューションを導入し、Microsoft 365上の全社員の署名をIT部門が中央集権的に一括管理する仕組みが一般化しています。さらにCRM（顧客管理システム）と連携し、各担当者の顔写真URLや直通電話番号を動的に差し込み、メール1通ごとに最適なパーソナライズを行う高度な運用も広がっています。

自動で署名を付けて効率アップ！

Outlook署名の機能を使わないと、毎回自分の名前や連絡先を手打ちすることになります。
とても小さなことかもしれませんが、数が多くなればその負担は侮れず、業務時間のロスに直結します。

署名を一度作ってしまえば、自動でメール文にセットされ、入力ミスも防げて業務効率が格段に上がります。
メールを作成する方であれば誰でも簡単に導入できます。ぜひ自身や自社に合った署名ルールを策定・設定し、日々の業務に役立ててください。