グループを作成して効率アップ！3分で身につくOutlook活用術

メールをやりとりする機能をはじめとして、さまざまな機能を備えるOutlookは、複数のメンバー間での情報のやりとりに使うことが多いものです。そんなときには「連絡先」機能を使ってグループを作成しましょう。メンバーをまとめておくことで、情報のやり取りが格段に効率化できます。

この記事は、Outlookではじめて連絡先をまとめる人のために用意しました。はじめに連絡先グループ（新しい Outlook では「連絡先リスト」）を使ったメールの一斉送信の方法を解説します。

お客様や社内にメールを一斉送信したい。ひとり一人にメールを送る手間を省きたい。この記事は、そんなあなたのためのステップ・バイ・ステップのガイドです。現在お使いのバージョンが「新しい Outlook (new Outlook)」か「従来の Outlook (classic Outlook)」かによって画面の表記や操作手順が異なるため、両方の違いに触れながら紹介します。

基本操作を把握して、日々のメール業務や会議の設定を効率化していきましょう。

連絡先を管理しよう

メールで頻繁にやりとりする人は「連絡先」に登録しましょう。連絡先とは、やりとりする人の情報をまとめた台帳です。連絡先を整備しておけば、メールを打つたびにメールアドレスを入力する手間を省くことができます。

そのうえメールアドレスの誤入力を避けることもできます。メール送信だけでなく会議の予約など、いろんな場面で役立てることもできます。

なお、社内の全社名簿である「グローバルアドレス帳（GAL）」と個人の「連絡先」は別物です。個人の連絡先を編集しても組織全体のアドレス帳には影響しません。GALの表示名や構成はIT・システム部門が管理するため、ここで解説するのはあくまで「個人用連絡先」の整備となります。それでは新しい連絡先を登録する手順の解説からはじめましょう。

連絡先画面の見方

連絡先画面の主な操作方法は以下のとおりです。

• [連絡先]をクリックすると[連絡先一覧]や[連絡先情報]が表示されます。
• [連絡先一覧]に登録済の連絡先が表示されます。[表示タブ]の[ビューの変更]で異なる表示形式に切り換えることができます。
• [連絡先情報]に登録した情報が表示されます。名前やメールアドレス以外にもさまざまな個人情報を登録できます。Outlookの他の機能で活用するためにも、登録情報を整備しておくと良いでしょう。
• [ドロップダウンリスト]からさまざまな機能を呼び出すことができます。この画面は[連絡先]をクリックしたので[新しい連絡先]が表示されています。

新しい連絡先を登録する

連絡先には名前やメールアドレスの他にも住所やWebサイトのアドレス、電話番号など様々な情報が登録できます。目的に応じて必要な情報を入力して整備しましょう。

1. [ホーム]タブをクリックしてから[ドロップダウンリスト]の[▼]をクリックします。[ドロップダウンリスト]から [連絡先]をクリックします。

2. メールでのやりとりに必要な名前とメールアドレスを登録します。この機会に、社内であれば部署名、お客様であればお客様情報を登録しておくとよいでしょう。またメモ欄に登録した情報も、後からキーワード検索することができます。必要な情報の入力が終わったら、[保存して閉じる]をクリックします。

3. 登録した情報が表示されます。必要な分だけ、登録を繰り返します。

登録した連絡先の内容を変更する

登録した連絡先に変更があった場合の変更手順を説明します。

4. 連絡先を表示してから、変更したい連絡先をダブルクリックします。

5. 必要に応じて内容を変更します。編集が終わったら[保存して閉じる]をクリックします。

登録した連絡先を削除する

6. 削除したい連絡先を表示してから[削除]をクリックします。

連絡先グループ（連絡先リスト）を管理しよう

社内でプロジェクトやワーキンググループを起ち上げて一斉に連絡したい。お客様向けのイベントをうつので参加者をまとめたい。

そんなときは、登録した連絡先メンバーをグループ化しましょう。ここで重要なのが「Outlookの種類による名称の違い」です。従来の Outlook（classic Outlook）では「連絡先グループ」、新しい Outlook（new Outlook）では「連絡先リスト」と呼ばれます。

また、似た名称の機能に「Microsoft 365 グループ」がありますが、こちらは共有の受信トレイや予定表、ファイル共有スペースを持つ共同作業用の別機能です。単に複数人へメールを一斉送信したいだけなら、本記事で紹介する「連絡先グループ（連絡先リスト）」を使用します。

新しい連絡先グループ（連絡先リスト）を登録する

利用しているOutlookの種類に合わせて、以下の手順で作成します。

【新しい Outlook (new Outlook) の場合】

• 画面左側のナビゲーションから[連絡先（People）]アイコンをクリックします。
• 上部のメニューまたは既存の連絡先から[リストに追加] ＞ [新しい連絡先リスト]を選択します。
• リストに名前を付け、メンバーのメールアドレスを追加して保存します。

【従来の Outlook (classic Outlook) の場合】

7. [ホーム]タブをクリックします。そして[新しいアイテム]（またはドロップダウンリストの[▼]）から[連絡先グループ]をクリックします。

8. [連絡先グループ]ウィンドウがポップアップするので[名前]を入力します。そして[メンバーの追加]をクリックします。すると[ドロップダウンリスト]が表示されるので[Outlookの連絡先から]を選択します。

9. 登録したい連絡先をクリックします。複数のメンバーを同時に選択したいときは[Ctrl]キーを押しながら選択します。

10. 同じ操作を繰り返して必要な連絡先の登録を完了します。登録した連絡先を外したいときは、削除したい登録先を選択して[メンバーの削除]をクリックします。

11. 登録が完了したら[保存して閉じる]をクリックします。[変更を保存しますか]と問われるので[はい(Y)]をクリックします。

連絡先グループ（リスト）の削除と注意点

プロジェクトの終了や配信停止などでリストが不要になった場合、グループ自体を削除することができます。このとき、グループを削除しても登録されている「個別の連絡先情報」自体は削除されません。あくまで「配信用のリスト」が消えるだけですので、安心して削除や運用・差し替えを行ってください。

メールの一斉送信に連絡先グループ（リスト）を活用しよう

作成したグループ（リスト）を、個人の連絡先と同様にメール送信に利用できます。複数のメールアドレスをひとつひとつ入力する手間を省くことができるうえに、メールアドレスの誤入力を避けることができます。ここではメールの一斉送信に連絡先グループを利用する方法を3つ紹介します。（※画面は従来の Outlook を例としています）

メールの作成画面から連絡先グループを呼び出す

12. [ホーム]タブをクリックして[新しいメール]をクリックします。すると[メール作成画面]が表示されます。

13. [宛先]に連絡先グループ名を入力します。

連絡先グループの表示画面からメールを作成する

14. メールを送信したい連絡先グループをクリックして表示します。メールのアイコンを選択してクリックします。

15. 選択した連絡先グループが[宛先]に入力されます。

連絡先グループをドラッグしてメールを作成する

16. 連絡先を表示する。メールを送信したい連絡先グループをナビゲーションバーの[メール]までドラッグしてドロップします。

17. 選択した連絡先グループが[宛先]に入力されます。

もっと連絡先グループ（リスト）を活用する

Outlookはメールの送受信以外にもできることがたくさんあります。どのような機能が利用できるかは、現在お使いの「新しい Outlook (new Outlook)」か「従来の Outlook (classic Outlook)」か、およびご契約のライセンスによって異なります。自分が何を使えるかは、Outlook操作画面の[ナビゲーションバー]を見ると確認できます。

Outlookにできること

このOutlook操作画面の左側にある[ナビゲーションバー]に何のアイコンが表示されるかをみてください。この例では上から[メール]、[予定表]、[連絡先]、[タスク]、[Word]、[Excel]、[PowerPoint]、[その他のアプリ]を呼び出すことができます。

連絡先グループ（リスト）を会議に招待する

それでは予定管理に連絡先グループ（リスト）を使う例を紹介します。ここでは会議などイベントへの招待をおこなう例をとりあげます。

18. 会議に招待したい連絡先グループを、ナビゲーションバーの[カレンダー]にドラッグします。
19. 招待メール画面が表示されるので、必要項目を入力して送信します。

連絡先グループ（リスト）を活用して業務を効率化しよう

この記事では、Outlookで連絡先グループ（新しい Outlook では連絡先リスト）を作成し、メールを一斉送信する方法や会議に招待する方法を解説しました。これらを活用することで、複数人への宛先入力の手間を省き、誤送信のリスクを減らすことができます。

なお、Outlookのアップデート等によって「連絡先やリストが一時的に表示されない・同期されない」といった不具合が報告されることがあります。もし更新直後に連絡先が見えない場合は、まずはご自身が「新しい Outlook」と「従来の Outlook」のどちらを使っているかを確認し、画面の切り替えやアカウントの再同期を試してみてください。

基本操作をマスターして、日々の業務連絡やスケジュール調整をスムーズに進めましょう。