Googleフォームの基礎知識！作成したアンケートの回答確認・集計・共有に方法ついて

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で利用できるフォーム作成サービスです。

アンケートや申込フォームを簡単に作成できるだけでなく、集まった回答をフォーム上で確認したり、Googleスプレッドシートに出力して集計したりできます。

一方で、GoogleフォームはUIや共有まわりの仕様が随時更新されています。現在は、フォームを回答可能な状態にする公開（Published）、回答者にアクセスを付与する共有（Share）、回答する人である回答者（Responder）、編集・管理する共同編集者（Collaborator）を分けて考えることが重要です。

本記事では、Googleフォームで集めた回答の確認方法、スプレッドシートでの集計方法、回答停止や共有権限の設定、回答者への配慮まで、実務で迷いやすいポイントをまとめて解説します。

なお、記事内の画像は一部旧UIベースのものを含みます。実際の画面表示は利用環境やGoogle Workspaceの設定によって異なる場合がありますが、現行の考え方に合わせて読み替えられるように説明しています。

Googleフォームの回答確認方法

回答確認までの手順

まずは、Googleフォーム上で回答を確認する基本手順をご紹介します。

Googleフォームを開き、回答を確認したいフォームを選択します。

ここでは例として、セミナーアンケートというフォームの回答結果を確認します。

フォーム上部にある回答タブをクリックします。

回答タブの横に表示される数字は、現在フォームに届いている回答数です。

回答画面では、回答内容を概要（Summary）、質問（Questions）、個別（Individual）の3つの切り口で確認できます。

回答結果を概要で確認する

概要では、設問ごとの回答結果がグラフや一覧で表示されます。

製品・サービスの満足度、イベントの評価、選択肢ごとの回答傾向などを視覚的に把握しやすいのが特徴です。全体として良かったのか、改善が必要なのかを大まかに見る場合に役立ちます。

ただし、回答数が少ない段階では結果が偏りやすいため、概要だけで判断せず、自由記述や個別回答もあわせて確認することをおすすめします。

回答結果を質問ごとに確認する

質問では、1つの設問に絞って回答内容を確認できます。

特定の設問に対する評価や不満点を深掘りしたいときに便利です。プルダウンメニューや右側の矢印を使うと、確認する質問を切り替えられます。

選択肢を表示をクリックすると、設問の選択肢を確認できます。

たとえば、満足度が低かった設問だけを見たり、自由記述の内容を確認したりする場合は、この画面を活用するとよいでしょう。

回答結果を個別に確認する

個別では、回答者ごとの回答内容を確認できます。

1人の回答者が各設問にどのように回答したかをまとめて見られるため、顧客ごとの課題把握や、問い合わせ対応、イベント参加者ごとのフォローに役立ちます。

画面上の番号入力欄や矢印を使うことで、別の回答者の回答に切り替えられます。

ただし、氏名・メールアドレス・会社名などの個人情報を収集している場合は、閲覧できる担当者を必要最小限にするなど、社内の取り扱いルールを決めておきましょう。

Googleフォームで複数の回答が選択できる質問

質問形式をチェックボックスにすると、回答者は複数の選択肢を選べます。

チェックボックス形式の設問は、複数の理由や関心項目を聞きたい場合に向いています。

一方で、概要画面では回答者数よりも選択された回答数の合計が多くなるため、単一選択の設問と同じ感覚で割合を判断しないよう注意が必要です。

また、選択式グリッドやチェックボックスグリッドを使う場合は、回答者の入力負担にも配慮しましょう。行数が多いグリッドで全行必須にしたり、選択制限を細かく設定しすぎたりすると、スマートフォンで回答しづらくなり、途中離脱や入力エラーの原因になります。

NPS、満足度、利用状況などを聞く場合は、まずは単一選択の設問と自由記述を組み合わせ、必要に応じて後からスプレッドシートで集計しやすい形に整えるのがおすすめです。

回答の受付終了設定

アンケートや申込フォームでは、特定の日付で締め切りたい、定員に達したら受付を終了したい、キャンペーン期間だけ回答を受け付けたいといったケースがあります。

現在のGoogleフォームでは、フォームは公開（Published）されることで回答可能になります。受付を終了する場合は、回答画面で回答の収集を停止（Stop collecting responses）する操作を行います。

従来はフォームを閉じるという表現で説明されることもありましたが、現行の運用では回答を受け付けない状態に切り替える、または公開を停止して受付終了すると理解するとわかりやすいでしょう。

回答の収集を停止すると、回答者には受付終了時のメッセージを表示できます。セミナー申込やキャンペーンフォームでは、単に終了したことだけでなく、次回開催予定、問い合わせ先、代替フォームなどを案内しておくと親切です。

利用環境によっては、回答者アクセスに対して有効期限を追加（Add expiration）できる場合があります。期間限定の調査や事前申込フォームでは便利ですが、すべてのアカウントやフォームで同じUIが表示されるとは限りません。画面に表示されない場合は、標準の回答停止操作や運用ルールで締切を管理しましょう。

定員到達で自動停止したい場合は、アドオンやGoogle Apps Scriptを使う方法もあります。ただし、企業利用ではセキュリティポリシー上アドオンの導入が制限されることもあるため、まずは標準機能での停止手順と担当者の確認フローを決めておくことが大切です。

Googleスプレッドシートで回答を集計

Googleスプレッドシートは、Web上で利用できる表計算ソフトです。Googleアカウントがあれば、ソフトをインストールせずに利用できます。

Googleフォームの回答はスプレッドシートに出力できるため、フォーム上の概要確認だけでは足りない場合でも、フィルタや関数、条件付き書式を使って細かく分析できます。

スプレッドシートへのデータ出力方法

Googleフォームの回答画面から、スプレッドシートのアイコンまたはスプレッドシートの作成をクリックします。

回答結果の出力先として、新しいスプレッドシートまたは既存のスプレッドシートを選択し、作成をクリックします。

新しいスプレッドシートを作成する場合は、このタイミングでシート名を変更できます。

スプレッドシートに出力すると、回答日時や各設問の回答内容が表形式で一覧化されます。

フォームと連携したスプレッドシートには、回答データが蓄積されます。個人情報や機密情報を含む場合は、フォームの編集権限だけでなく、スプレッドシート側の閲覧・編集権限も別途確認してください。

スプレッドシートの集計とAIの活用

スプレッドシートでは、Excelと同じようにフィルタを使って特定の回答だけを表示できます。

たとえば、北海道地方の回答者だけを確認したい場合は、出身地域の列で北海道地方に絞り込みます。

フィルタをかけると、条件に一致した回答だけが表示されます。

この例では、北海道地方の回答者の満足度が低い場合、その理由を自由記述から確認し、次回のセミナー内容や案内方法を改善するといった使い方ができます。

実務では、AIで要約する前に、まずスプレッドシート上で分析しやすい形に整えることが重要です。たとえば、回答データの右側にタグ列を追加し、不満、要望、料金、機能名、競合名などの分類を付けると、部門間で状況を共有しやすくなります。

条件付き書式で特定のキーワードを目立たせたり、フィルタやピボットテーブル相当の集計で傾向を確認したりすることで、CS、営業、マーケティングなどの各部門が同じ基準で回答を見られるようになります。

近年は、Google Workspaceやスプレッドシート上で生成AIを活用する場面も増えています。ただし、自由記述の要約や分類にAIを使う場合でも、個人名、メールアドレス、電話番号、会社名、契約情報などを含む列をそのまま投入しないよう注意が必要です。

個人情報を含むアンケートでは、不要な列を削除する、匿名化する、社内のセキュリティルールを確認するなど、前処理を行ったうえでAIを補助的に使うのが安全です。

Googleフォームの共有とアクセス権限の設定方法

Googleフォームは、個人利用だけでなく企業やチームでの利用にも向いています。ただし、共有設定では回答する人と編集する人を分けて考える必要があります。

回答者（Responder）はフォームに回答する人、共同編集者（Collaborator）はフォームの設問や設定を編集できる人です。回答者にフォームURLを共有する操作と、共同編集者に編集権限を付与する操作を混同しないようにしましょう。

共同編集者を追加する

アンケートフォームを複数人で編集・管理したい場合は、右上の︙をクリックし、共同編集者を追加を選択します。

共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限を確認したうえで送信をクリックします。

共同編集者はフォームの設問や設定を変更できるため、社外の人や一時的な担当者に付与する場合は特に注意が必要です。

また、フォームの回答をリンクされたスプレッドシートで管理している場合、権限の設定によっては回答データにもアクセスできる可能性があります。フォームだけ編集してほしいのか、回答データまで見せてよいのかを分けて確認しましょう。

共同編集者として追加されたユーザーには、フォームへの招待メールが届きます。メール内の開くをクリックすると、フォームの編集画面にアクセスできます。

回答者への共有範囲を設定する

回答者にフォームを配布する場合は、フォームを公開し、共有範囲を設定します。現行のGoogleフォームでは、回答者アクセスをより明確に管理できるようになっており、特定のユーザー、Googleグループ、対象オーディエンス、リンクを知っているユーザーなど、利用環境に応じた共有方法を選べます。

社内アンケートでは、部署やプロジェクト単位のGoogleグループを使うと管理しやすくなります。顧客や代理店など社外向けに実施する場合は、回答しやすさとアクセス制御のバランスを見ながら、共有範囲を決めましょう。

以前の運用では、信頼できるドメインやドメイン制限を前提に説明されることもありましたが、現在は古い制限方法に依存せず、Googleグループや対象オーディエンスなどの明示的なアクセス設計に見直すことが推奨されます。過去に作成したフォームを再利用する場合は、回答者アクセスが想定どおりになっているか必ず確認してください。

期間限定で回答を受け付けるフォームでは、利用できる環境であれば回答者アクセスの有効期限設定も検討できます。ただし、表示される設定項目はアカウント種別や管理者設定によって異なるため、社内手順書では画面差分が出る前提で補足しておくと安心です。

アンケートに回答があった時にメールで通知する方法

Googleフォームには、アンケートに回答があったときにメールで通知を受け取る機能があります。

問い合わせフォーム、セミナー申込、社内申請など、回答が届いたらすぐ確認したい用途では設定しておくと便利です。

メール通知を設定したいフォームを開き、回答タブをクリックします。

回答画面の右上にある︙をクリックし、新しい回答についてのメール通知を受け取る（Get email notifications for new responses）を選択します。

設定をオンにすると、フォームを管理しているGoogleアカウントのメールアドレスに、新しい回答が届いたことを知らせる通知が送られます。

メール通知が有効になっている場合は、該当メニューにチェックが入ります。

標準のメール通知は、シンプルな確認用途であれば十分便利です。回答内容に応じて担当者を振り分ける、個別にフォローアップメールを送るなど高度な処理が必要な場合は、アドオンや外部ツールの導入を検討できます。

ただし、アドオンを追加すると外部サービスへの権限付与が必要になることがあります。企業利用では、まず標準機能で運用し、必要性とセキュリティを確認したうえで拡張するのがおすすめです。

アンケートの回答者が自分の回答を確認するための設定と配慮

Googleフォームで氏名、メールアドレス、会社名、電話番号などの個人情報を収集する場合は、利用目的を明示し、必要に応じてプライバシーポリシーへのリンクをフォーム冒頭に設置しましょう。

重複回答を防ぎたい場合は、設定から回答を1回に制限する（Limit to 1 response）を利用できます。ただし、この設定をオンにすると、回答者にGoogleアカウントでのログインが求められる場合があります。社外向けアンケートでは、回答の正確性と回答しやすさのバランスを考えて設定しましょう。

回答者に回答のコピーを送信する

回答者が自分の入力内容を確認できるようにしたい場合は、回答のコピーをメールで送信する設定が便利です。

申込フォームや社内申請フォームでは、回答者が自分の送信内容を後から確認できるため、問い合わせや入力ミスの確認にも役立ちます。

設定したいフォームを開き、設定をクリックします。

回答に関する設定を開き、メールアドレスを収集するをオンにします。そのうえで、回答のコピーを回答者に送信を回答者がリクエストした場合または常に表示に設定します。

これにより、回答者は自分の回答内容のコピーをメールで受け取れるようになります。

回答編集と結果サマリー共有は別設定として考える

回答者向けの設定では、回答のコピーを送る、回答後の編集を許可する、結果の概要を表示するを分けて考えることが重要です。

特に、結果の概要を表示を有効にすると、回答者に集計結果のサマリーが共有される場合があります。回答者に自分の入力内容だけを確認してほしいつもりでオンにすると、全体の回答傾向まで見えてしまう可能性があるため注意しましょう。

社内アンケート、顧客満足度調査、イベント申込などでは、回答者に何を見せたいのかを事前に決めておくことが大切です。自分の回答だけを確認させたい場合は、回答のコピー送信を利用し、集計結果の公開は必要性を慎重に判断しましょう。

また、回答後の編集を許可すると、入力ミスの修正には便利ですが、集計タイミングによって数値が変わったり、回答内容が後から変更されたりする可能性があります。B2Bの申込フォームや社内申請では、編集を許可する期間や運用ルールを明確にしておくと安心です。

自動保存の挙動を理解しておく

Googleフォームでは、Googleアカウントにログインした状態で回答している場合、入力途中の回答が一定期間自動保存されることがあります。公式ヘルプでは、ドラフト回答は30日間保存されると案内されています。

長いアンケートや社内申請フォームでは、途中でブラウザを閉じても再開しやすくなるため、回答完了率の向上に役立ちます。

一方で、共有端末やプライバシーに配慮が必要な場面では、入力途中の内容が残ることを回答者に案内しておくと安心です。必要に応じて、回答者にフォームのクリア方法や共有端末での利用注意を伝えましょう。

まとめ

Googleフォームは、アンケートや申込フォームを作成するだけでなく、回答の確認、集計、共有、受付終了までを標準機能で管理できる便利なサービスです。

回答画面では、概要、質問、個別の3つの表示を使い分けることで、全体傾向と個別の課題を確認できます。さらに、スプレッドシートに出力すれば、フィルタ、タグ列、条件付き書式などを使って、実務に合わせた分析ができます。

共有設定では、回答者と共同編集者を分けて考えることが大切です。フォームの公開範囲、回答者アクセス、スプレッドシートの権限を確認し、個人情報や機密情報が不要に共有されないようにしましょう。

また、受付終了時は回答の収集を停止し、終了メッセージや問い合わせ先を設定しておくと、回答者の混乱を防げます。回答者に自分の回答を確認させたい場合は、回答コピーの送信と結果サマリー共有の違いにも注意してください。

Googleフォームは無料で始められ、専門知識がなくても回答受付から集計まで実施できます。アンケートや申込受付を効率化したい方は、まずは小さなフォームから試してみることをおすすめします。

Googleフォームについてはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

Googleフォーム使い方の徹底完全ガイド