【初心者向け】Notionデータベースの使い方｜基本の作り方からビュー・プロパティ活用まで

Notionを単なるメモアプリとして使っているなら、データベース機能を活用することで、情報管理の幅を大きく広げられます。

Notionのデータベースは、情報の入力、整理、検索、可視化、通知、外部連携までを一つの仕組みで扱える機能です。ExcelやGoogleスプレッドシートのように表形式で管理できるだけでなく、同じデータをテーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、リスト、フォーム、チャートなど、目的に応じて表示できます。

たとえば、フォームを問い合わせの受付窓口にし、テーブルで詳細を管理し、ボードで対応状況を動かし、チャートやダッシュボードで進捗を確認する、といった運用が可能です。数式、リレーション、ロールアップ、ボタン、自動化、Webhookなどを組み合わせれば、Notionは単なる一覧表ではなく、軽量な業務管理基盤としても活用できます。

本記事では、Notionデータベースの基本的な考え方、作り方、ビュー、プロパティ、チームで安全に運用するためのポイントを解説します。

Notionのデータベースでできること

Notionデータベースは、情報を並べるだけではなく、目的に応じて整理、抽出、集計、共有できる機能です。

基本的に、データベース内の1件のアイテムは1つのページとして扱われます。テーブルビューでは1行が1ページに対応し、そのページ内に本文、チェックリスト、画像、添付ファイル、議事録、関連リンクなどを自由に追加できます。

また、担当者、期限、ステータス、優先度、金額、顧客名などをプロパティとして設定すれば、必要な情報だけをフィルターで表示したり、期限順・優先度順に並べ替えたりできます。同じデータを、現場の入力用テーブル、担当者別の進捗ボード、締切確認用カレンダー、管理者向けの集計画面など、複数の用途で使い分けられる点が大きな特徴です。

作成したデータベースは、別のページにも表示できます。現在のNotionでは、データベースの基盤となるdata sourceを共有しながら、用途別に表示を作る考え方が重要です。一般にlinked databaseやlinked data sourceと呼ばれる表示は、単なる複製ではありません。別ページから更新した内容も元のデータに反映されるため、営業用、現場用、管理職用、会議用といった異なる画面で、同じ情報を一元管理できます。

【実務でのポイント：権限・フォーム・ビューをまとめて設計する】
チームで使う場合は、全員に広い編集権限を与えるのではなく、入力の入口、データベース本体の権限、閲覧させるビュー、通知先をまとめて設計することが重要です。

たとえば、問い合わせ受付、採用応募、稟議、障害報告、外部パートナーからの情報収集にはフォームが便利です。フォームの回答はデータベースのプロパティに保存され、そのまま担当者の割り当てや進捗管理につなげられます。ただし、フォームは常に社外へ公開されるわけではありません。共有設定では、ワークスペース内のリンク所有者に限定する、Web上のリンク所有者に公開する、アクセスを許可しない、といった範囲を選べます。社外向けフォームと社内限定フォームは、目的や扱う情報に応じて分けましょう。

集まった情報は、テーブルで一覧管理し、ボードで進捗を更新し、チャートで傾向を確認できます。フォーム送信やステータス変更をきっかけに、担当者への通知、受付済みへの更新、外部ツールへのWebhook送信などを自動化すれば、受付から処理までの流れを標準化しやすくなります。

Notionデータベースの構成

Notionデータベースはページの中、またはデータベース専用ページとして作成します。テーブルビューを表計算ソフトにたとえると、次のように理解すると分かりやすいでしょう。

データベース＝情報のまとまり
プロパティ＝各アイテムに持たせる項目
行＝1つのアイテム（ページ）
列＝項目の種類

たとえば社員名簿なら、社員番号、部署、入社日、担当業務などがプロパティであり、1人ひとりの社員情報が1行、かつ1ページになります。各ページには面談記録、関連資料、目標、個別メモなども蓄積できます。

高度な運用では、データそのものだけでなく、「誰が、どの条件で、どの表示を見るか」というビュー定義も重要な業務資産です。部署や役割ごとに同じdata sourceを参照する別ビューを用意し、ビュー名、フィルター、並べ替え、表示項目を標準化しておくと、テンプレート展開や引き継ぎがしやすくなります。API連携を行う場合も、データベースIDだけでなくdata sourceやviewの識別子・設定を管理対象として扱うとよいでしょう。

ビュー：データベースの見せ方で使い勝手が変わる

Notionには、用途に合わせて選べる複数のビューがあります。ビューは単なる見た目ではなく、日々の業務を進めるための操作画面です。目的に応じて使い分けましょう。

テーブルビュー

【特徴】
ExcelやGoogleスプレッドシートのように、プロパティを列として横並びで確認できるビューです。データの一覧性に優れています。

【おすすめの使い方】
顧客リスト、社員名簿、タスク一覧、問い合わせ一覧、申請一覧などに向いています。タグ、ステータス、日付、担当者で抽出・並べ替えを行う基本のビューであり、入力や一括確認を行う現場用画面としても使いやすい形式です。

ボードビュー

【特徴】
ステータスやタグごとにカードを分類する、カンバン形式のビューです。カードを移動して進捗を更新しやすい点が特徴です。

【おすすめの使い方】
未対応・対応中・完了に分けるタスク管理、採用候補者の選考管理、営業案件のフェーズ管理などに向いています。日々の処理状況を確認しながら更新する画面として活用できます。

タイムラインビュー

【特徴】
開始日と終了日をもとに、ガントチャートのように情報を時系列で表示するビューです。

【おすすめの使い方】
プロジェクト計画、制作進行、キャンペーン管理、複数メンバーの作業期間の確認に向いています。作業の重なりや遅延、全体スケジュールを把握したい場合に便利です。

カレンダービュー

【特徴】
日付プロパティをもとに、情報をカレンダー上へ表示するビューです。

【おすすめの使い方】
公開予定、面接日程、イベント、会議室予約、締切、訪問予定など、日付を基準に確認したい情報の管理に向いています。

リストビュー

【特徴】
ページタイトルを中心に、情報をシンプルな一覧で表示するビューです。

【おすすめの使い方】
議事録、マニュアル、ナレッジ、社内規程、参考資料、ブックマークなど、ページを探しやすく整理したいときに便利です。

ギャラリービュー

【特徴】
情報をカード形式で表示するビューです。画像やページカバーを大きく表示できるため、視覚的に探しやすくなります。

【おすすめの使い方】
デザイン案、資料集、商品一覧、社員紹介、ポートフォリオ、コンテンツ企画などに向いています。

チャートビュー（Charts）

【特徴】
データベースの件数や数値を、棒グラフ、折れ線グラフ、ドーナツグラフなどで可視化するビューです。タスク完了数、月別売上、問い合わせ件数、採用進捗などを、一覧表よりも直感的に確認できます。

【おすすめの使い方】
営業案件数、月別売上、問い合わせ種別、完了タスク数、採用ステータス別の人数など、傾向や内訳を把握したい場合に便利です。データ更新はテーブルやボードなどで行い、チャートは状況を確認するための画面として使うと運用しやすくなります。

無料プランで作成できるチャートは1つまでで、有料プランでは無制限に作成できます。なお、チャートには200グループ、50サブグループの上限があり、大量のデータでは表示に時間がかかることがあります。月次、週次、部署別など、集計する粒度を先に決めることが重要です。サブアイテムを含めて集計したい場合は、必要に応じてflattened listの設定も確認しましょう。

ダッシュボードビュー（Dashboard）

【特徴】
ダッシュボードは、複数のウィジェットをグリッド上に配置し、日々の状況を確認するための運用画面です。チャート、進捗、タスク、カレンダーなどをまとめ、業務の定点観測に使えます。グローバルフィルターを利用できる場合は、複数のウィジェットを同じ条件で横断的に絞り込むことも可能です。

【おすすめの使い方】
営業パイプライン、採用進捗、制作進行、CSチケット、社内申請など、複数の指標をあわせて確認したい業務に向いています。現場メンバーはテーブルやボードで情報を更新し、管理職や関係者はダッシュボードで状況を確認する、と役割を分けると安定して運用できます。

ダッシュボードは単なる集計表示ではなく、朝会や週次定例で確認する「業務の司令塔」として設計すると効果的です。利用できるプランや機能範囲は変更される場合があるため、導入前に公式情報を確認してください。

フォームビュー（Forms）

【特徴】
フォームは、データベースへ情報を登録するための入力画面です。回答内容はデータベースのプロパティに保存され、フィルター、ソート、担当者の割り当て、チャートによる集計など、その後の業務管理へつなげられます。

【おすすめの使い方】
社内アンケートや日報のほか、問い合わせ受付、採用応募、障害報告、CS依頼、稟議・申請の一次受付、外部パートナーからの情報収集に向いています。

フォームを安全に運用するには、共有範囲、データベースのアクセス権、回答後に見せる情報、通知先、担当者の割り当て、ステータス更新をセットで設計します。たとえば、フォーム送信後にステータスを「受付済み」に変更し、担当者へ通知し、詳細は社内処理用ビューだけで確認する流れを作ると、受付漏れや権限ミスを防ぎやすくなります。

フォームは社外公開にも社内限定にも使えますが、共有設定を確認せずに公開してはいけません。特に個人情報、応募情報、セキュリティ報告、取引先情報を扱う場合は、公開可否と回答後の閲覧・編集権限を事前に決めましょう。フォームの作成・カスタマイズはdesktop／webで行う必要があります。

プロパティ：情報に合った入力項目を設定する

データベースでは、情報の種類に合ったプロパティを選ぶことで、入力の手間や誤入力を減らせます。すべてをテキストで入力することもできますが、担当者にはユーザー、期限には日付、進捗にはステータスといったように、用途に応じて使い分けるのが基本です。

プロパティを増やしすぎると入力が複雑になります。最初は「名前」「ステータス」「担当者」「期限」など、業務に必要な最小限の項目から始めましょう。詳細項目が増えてきたら、ページレイアウトで重要項目を上部に配置し、日常的に使わない項目は目立たない位置に置くと読みやすくなります。

データベースを作ってみよう

ここからは、表形式のデータベースを作成する基本手順を解説します。Notionの画面表示やメニュー名は更新されることがあるため、見つからない場合はページ上部の検索や「/」コマンドも活用してください。

1.ページにデータベースを追加しよう

まず、データベースを置くページを作成します。サイドバーの［＋ページを作成］をクリックし、新しいページを開きましょう。

空のページで「/」を入力するとブロックメニューが表示されます。「データベース」を検索し、新しいデータベースを作成するか、既存のデータベースをリンク表示するかを選択します。

• インライン表示：文章、見出し、チェックリスト、複数のデータベースなどと一緒に、1ページ内で管理したい場合に向いています。
• フルページ表示：1つのデータベースをページ全体で大きく扱いたい場合に向いています。

最初は、用途が明確なデータベースをフルページで作り、会議ページや部門ページには必要なビューをリンク表示する方法がおすすめです。

2.データベースを新規で作成

新しいデータベースを選択したら、データベース名を入力します。名前を見ただけで管理対象が分かるように、「問い合わせ管理」「採用候補者管理」「営業案件」「社内申請」のような具体的な名称にしましょう。

データベースを作成する前に、次の4点を決めておくと設計がぶれにくくなります。

• 何を1件のアイテムとして扱うか
• 誰が入力し、誰が確認・更新するか
• どの状態をステータスで管理するか
• どの画面を日常的に使うか

【Tips】AIでデータベースの構成案を作る

Notion AIなどを利用できる環境では、「問い合わせ管理データベースを作りたい」「採用進捗を管理したい」といった指示から、プロパティやビューのたたき台を作ることもできます。

ただし、AIが作成した構成をそのまま本番環境で使うのではなく、プロパティ名、必須項目、権限、通知先、フォームの公開範囲、自動化の条件を必ず確認してください。個人情報や社外秘情報を扱うデータベースでは、最終判断を運用担当者が行うことが重要です。

3.ビューを選ぶ

データベースを作成すると、通常はテーブル形式から始められます。ビューは後から追加・変更でき、同じdata sourceを複数のビューで表示して使い分けられます。

たとえば、通常の入力はテーブル、進捗確認はボード、締切確認はカレンダー、集計はチャート、管理者の確認はダッシュボード、情報収集はフォームというように、役割ごとに画面を分けます。

ビューを変更・追加する方法

データベース上部のビュー名や［＋］から、ビューの追加・編集を行います。作成時には、表示形式だけでなく、フィルター、並べ替え、グループ化、表示するプロパティも設定しましょう。

ビュー名は「現場入力用」「未対応のみ」「今週の締切」「管理職確認用」のように、利用者と目的が分かる名前にするとチームで迷いません。ビューを削除しても、通常はデータベース内のページやデータそのものは削除されません。

4.プロパティを追加しよう

テーブルビューでは、右端の［＋］などからプロパティを追加できます。追加したい情報に適したプロパティの種類を選び、分かりやすい名前を付けましょう。

すでにデータが入っているプロパティの種類を変更すると、値が意図しない形式に変換されたり、利用できなくなったりする場合があります。重要なデータベースでは、変更前に複製して検証するか、テスト用データベースで確認してから変更すると安心です。

プロパティの設定について

プロパティ名、アイコン、選択肢、表示形式はプロパティの設定メニューから変更できます。ステータスや優先度など、チームがひと目で判断したい項目は、名称や色のルールを統一しましょう。

また、テーブル上の列だけでなく、各アイテムのページを開いたときのレイアウトも重要です。Notionのレイアウト機能では、プロパティの配置や表示方法を調整できます。レイアウトは全ページに適用されるため、申請、顧客管理、案件管理のように入力項目が多いデータベースでは、重要項目を上部に置くなど、運用開始前に設計しておくことをおすすめします。

データベースの実務向け運用設定

• レイアウト：ページを開いたときに表示するプロパティの位置を整えます。入力担当者が迷わないよう、重要項目を上部に置きましょう。
• データベースのロック：ビューやプロパティ構造の不用意な変更を防ぎます。日常の入力は許可しつつ、構造変更を管理者に限定したい場合に便利です。
• 自動化：ページ追加、プロパティ変更、定期実行などをきっかけに、通知、プロパティ更新、別データベースへの登録、Webhook送信などを実行できます。
• ボタン：ステータス変更、ページ作成、通知などの定型作業をワンクリックで実行できます。
• Webhook・外部連携：Webhook actionsなどを使うと、ボタンや自動化から外部サービスへHTTP POSTを送信できます。Slackなどのツールと連携し、受付から通知までをつなぐ運用に役立ちます。

自動化や外部連携を設計する際は、フォームの共有範囲、データベースの権限、対象ページのアクセス権、通知先をあわせて確認してください。権限が不足していると、期待どおりに処理されない場合があります。

セレクト、マルチセレクト：選択項目の作り方

セレクトは選択肢から1つを選ぶプロパティ、マルチセレクトは複数の選択肢を選べるプロパティです。プロパティ設定から［オプションを追加］を選び、選択肢を登録します。

選択肢は後から増やせますが、似た意味のタグを増やしすぎると集計や検索がしにくくなります。たとえば優先度なら「高・中・低」、問い合わせ種別なら「機能・料金・障害・その他」のように、チームで使う分類を事前に決めておきましょう。

テーブルビューを並べ替え

データを並べ替えるには、ビューの［並べ替え］から基準となるプロパティと昇順・降順を設定します。名前を五十音順にする、期限が近い順にする、優先度順にする、といった整理が可能です。

複数の並べ替え条件も設定できます。たとえば「ステータス順に並べたうえで、同じステータス内では期限が近い順にする」といった設定にすると、日常の対応順が分かりやすくなります。

テーブルビューでデータを抽出

必要なデータだけを表示するには、ビューの［フィルター］を使います。たとえば「自分が担当者のタスクだけ」「未対応の問い合わせだけ」「今月の申請だけ」といった専用画面を作れます。

フィルターはビューごとに保存できるため、元のデータを増やさずに、役割別・目的別の画面を用意できます。部門ごとに別のデータベースを複製するよりも、可能な範囲で同じdata sourceを別ビューで利用する方が、情報の重複や更新漏れを防ぎやすくなります。

ギャラリービューに画像を表示

ギャラリービューに画像を表示するには、まず「ファイル＆メディア」プロパティ、ページカバー、またはページ内容に画像を用意します。そのうえで、ギャラリービューのレイアウト設定からカードプレビューに使用する画像を指定します。

商品、デザイン案、資料、人物紹介などでは、カードに何を表示するかで探しやすさが変わります。画像のほか、ステータス、担当者、日付など、カード上に見せるプロパティも必要最小限に絞りましょう。

チーム運用と導入のTips：通知・履歴・データ保管

データベースを複数人で運用する場合は、入力、確認、通知、権限に関するルールを先に決めることが重要です。

おすすめは、「入力はフォーム、管理はテーブル、進捗はボード、期限確認はカレンダー、監視はチャートやダッシュボード」という役割分担です。問い合わせ管理であれば、フォームで受け付け、ステータスを受付済みにし、担当チームへ通知し、テーブルで詳細を処理し、チャートやダッシュボードで未対応件数を確認します。

権限設計では、フォームの公開範囲とデータベース本体の編集権限を分けて考えるのが基本です。社外の人にフォームへ入力してもらう場合でも、データベース全体を閲覧・編集できるようにする必要はありません。公開フォーム、社内限定フォーム、閲覧専用のビュー、編集用のビューを使い分け、編集権限は必要最小限にしましょう。

運用が固まったデータベースはロックし、ビューやプロパティの不用意な変更を防ぐと安心です。また、Notionの通知やSlackなどへの通知を設定しておくと、対応漏れを減らせます。誤編集や削除に備え、ページ履歴や復元方法もチームで確認しておきましょう。

複数部署や複数拠点に同じ仕組みを展開する場合は、テンプレートだけでなく、プロパティ名、ステータス、ビュー名、フィルター条件、権限設計を標準化することが重要です。APIを利用する高度な運用では、data sourceやviewの定義も管理対象にすると、セットアップや保守を効率化できます。

Notionを使う理由はデータベースにあるといってもいい

Notionデータベースは、情報を表形式で整理するだけの機能ではありません。テーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、リスト、フォーム、チャート、ダッシュボードを使い分けることで、同じデータをさまざまな業務に活用できます。

チーム運用では、ビューを単なる見た目として扱うのではなく、業務ごとの画面として設計することが重要です。現場入力用のテーブル、担当者別のボード、社外受付用のフォーム、管理職向けのダッシュボードといったように、利用者と目的に合わせて画面を分けると、Notionは使いやすい業務基盤になります。

まずは、小さなタスク管理や問い合わせ管理から始めてみましょう。運用が定着してから、リレーション、ロールアップ、数式、ボタン、自動化、Webhook、API連携を追加していけば、無理なく仕組みを育てられます。チャート、ダッシュボード、フォーム、API、料金プランに関わる機能は更新されるため、本格導入前にはNotion公式ヘルプと開発者ドキュメントで最新の利用条件を確認してください。